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Tableaux de gestion et circulaires

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Contacts aux Archives départementales :

Référent "conseil général, police, DDASS..." : Annick Brest

annick.brest(at)tarn.fr

Référent "préfecture, justice, hôpitaux..." : Laurent Pons

laurent.pons(at)tarn.fr

Référent "enseignement, finances..." : Robert Lacourt

robert.lacourt(at)tarn.fr

Les correspondants archives peuvent utiliser deux types de documents pour gérer et trier leurs archives, en séparant les documents éliminables des documents à conserver : les circulaires du service interministériel des Archives de France (SIAF) et les tableaux de gestion.

Les circulaires du SIAF

Le service interministériel des Archives de France publie régulièrement des instructions et des circulaires relatives aux archives publiques. Elles contiennent des directives sur le classement, le sort à réserver aux documents produits par les administrations (tri, conservation ou élimination). Ces circulaires, signées conjointement par le service interministériel des Archives de France et le ministère concerné (équipement, intérieur, justice, affaires sociales) contiennent souvent un tableau de gestion détaillé, dont les instructions doivent être suivies pour gérer au mieux les archives courantes et intermédiaires du service.
Ces circulaires sont rassemblées thématiquement et chronologiquement sur le site Internet des Archives de France.

A noter ces deux circulaires qui couvrent des domaines communs à toutes les administrations:

- Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 relative au tri et à la conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales.

- Instruction DAF/DPACI/RES/2008/008 concernant les documents comptables détenus par les ordonnateurs.

Il est important de noter que tous les domaines d'activité de l'administration ne sont pas couverts par ces circulaires. Certaines sont très complètes (Justice, SDIS) et peuvent être appliquées telles quelles. D'autres ne couvrent que certaines activités d'une administration (Préfecture : étrangers, titres de circulation, élection) et demandent à être complétées. D'autres enfin, très anciennes ou très complexes, doivent être adaptées aux réalités du service concerné. C'est alors aux Archives départementales qu'incombent l'établissement d'un tableau de gestion pour adapter ces textes ou pour pallier leur absence pure et simple.

Les tableaux de gestion des Archives départementales

Ces documents sont établis en application de l’article L. 212-3 du Code du patrimoine (créé par ordonnance n°2004-178 du 20 février 2004) :
«A l'expiration de leur période d'utilisation courante par les services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus, [les archives publiques] font l'objet d'un tri pour séparer les documents à conserver et les documents dépourvus d'intérêt administratif et historique, destinés à l'élimination. La liste des documents destinés à l'élimination ainsi que les conditions de leur élimination sont fixées en accord entre l'autorité qui les a produits ou reçus et l'administration des archives.»

En accord avec le correspondant archives, les Archives départementales peuvent donc fixer un calendrier d'intervention dans le service afin d'organiser le recensement de tous les documents existants dans le service. Ce travail, qui peut s'étaler sur plusieurs années aboutit à  l'établissement du tableau de gestion.
Ce tableau sert de guide pour le tri, le classement, l'élimination et le versement de dossiers. Il est actualisé  régulièrement pour tenir compte des modifications de l'organigramme ou des attributions du service.

Il est constitué de deux parties. La première partie est consacrée à la description des missions du service et des activités qui en découlent. La deuxième partie est le tableau proprement dit.

Il est conjointement signé par le responsable du service et par le Directeur des Archives départementales.

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