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Les versements de documents aux Archives départementales

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Contacts aux Archives départementales :

Référent "conseil général, police, DDASS..." : Annick Brest

annick.brest(at)tarn.fr

Référent "préfecture, justice, hôpitaux..." : Laurent Pons

laurent.pons(at)tarn.fr

Référent "enseignement, finances..." : Robert Lacourt

robert.lacourt(at)tarn.fr

C'est l'opération matérielle et administrative consistant à transférer des documents  d'un service administratif aux Archives départementales.

Les Archives départementales ne peuvent accueillir que des documents dont la conservation est très longue (dossiers de personnel, pièces annexes de l'état civil) ou définitive.

Le bordereau de versement est la pièce justificative du versement et le document de référence à partir duquel un document peut être retrouvé.

La première page (page de garde) :

- les références du service versant ;

- le numéro de versement ;

- le métrage ;

- les dates extrêmes ;

- le sommaire du versement ;

- la signature du chef de service ;

- la signature du directeur des Archives départementales.

La deuxième page (description du versement) :

Colonne 1, numéro de l'article : reçoit le numéro d'ordre des articles versés. L'ensemble doit être numéroté individuellement  en continu (1 à n).

Colonne 2, description du contenu : c'est la description synthétique de chaque article. Même succincte cette analyse doit permettre de connaître l'objet de l'affaire, l'action qui s'est déroulée et la nature des pièces contenues dans le dossier (plan, comptes rendus, procès verbaux).

A éviter : ne pas employer des descriptions floues telles que affaires diverses, affaires générales qui ne sont pas exploitables.

Colonne 3, dates extrêmes : dates des documents les plus récents et les plus anciens contenus dans l'article

Colonne 4, durée d'utilité administrative: il s'agit de la durée pendant laquelle le  document doit être conservé

Colonne 5, communicabilité : immédiate ou avec des délais

Colonne 6, traitement du document : destruction, tri ou conservation

La partie blanche doit être complétée par le service versant, la partie grisée est réservée aux Archives départementales.

Mise à jour le 8 août 2013

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