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Les éliminations d'archives

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Contacts aux Archives départementales :

Référent "conseil général, police, DDASS..." : Annick Brest

annick.brest(at)tarn.fr

Référent "préfecture, justice, hôpitaux..." : Laurent Pons

laurent.pons(at)tarn.fr

Référent "enseignement, finances... : Robert Lacourt

robert.lacourt(at)tarn.fr

 Certains documents, dépourvus d’intérêt historique et juridique (factures, dossiers d’inscription, documents préparatoires) peuvent être éliminés à l’issue de leur délai d'utilité administrative (DUA) par les administrations qui les ont produits. Ce sont les circulaires et les tableaux de gestion qui déterminent ce délai et le sort de ces documents.

Avant toute destruction, le service producteur doit remplir un bordereau d’élimination fourni par les AD. La rédaction d’un bordereau d’élimination ressemble à celle d’un bordereau de versement. Il n’est néanmoins pas nécessaire de détailler boîte par boîte les pièces à détruire.

Par exemple :

Description : comptabilité (factures, mandats) : 20 boîtes
Dates extrêmes : 1987-1995


Il ne faut pas oublier de préciser le métrage linéaire, important pour les statistiques annuelles.

Une fois rempli, ce bordereau, signé par le chef ou un responsable du service producteur, doit être transmis aux Archives départementales pour contrôle de sa conformité et pour visa de la direction. Il est retourné au service producteur qui peut alors, et seulement alors, faire procéder aux éliminations par une entreprise certifiée.

Les Archives départementales peuvent également procéder à l’élimination de certains documents qu’elles conservent dans différents cas :

- Ce sont des documents à DUA très longue (dossiers de personnel, pièces annexes de l’état civil…) qui ont été versés de manière anticipée par les administrations qui n’ont pas les moyens matériels (faute de place la plupart du temps) de les conserver. Cette manière de procéder doit rester exceptionnelle car les services versants sont normalement tenus de conserver leurs archives jusqu’à expiration de leur DUA et de procéder à leur destruction par leurs propres moyens.

- Par ailleurs, il arrive qu’en retraitant des fonds anciennement versés, il apparaisse que certains documents n’ont pas lieu d’être conservés.


Dans tous les cas, les Archives départementales doivent remplir un bordereau d’élimination qu’elles adressent au service producteur des archives à éliminer et attendre son visa pour procéder à la destruction des documents.


Mise à jour le 8 août 2013

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