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Gestion des archives

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Constitution d’un dossier

Tout document doit trouver sa place dans un dossier qui doit être cohérent, identifiable, avec un ordre interne.

Un dossier est l'ensemble des documents administratifs concernant un sujet, une affaire, rassemblés dans une chemise. Si le dossier comporte un sous-dossier, il sera conservé dans le dossier avec un titre.

- Grouper la pièce principale et celles qui viennent à l'appui

- Agrafer une lettre à sa réponse

- Développer les sigles

- Eviter le ruban adhésif, les trombones, les élastiques.

Le dossier ne doit comprendre que les pièces élaborées ou reçues par le service, à l'exclusion des papiers corbeilles (brouillons, doubles, invitations, prospectus, documents reçus pour information, bordereau d'envoi).

Présentation du dossier

- Insérer les pièces dans des chemises cartonnées

- Inscrire le titre du dossier et l'objet

- Préciser les dates extrêmes

- Séparer les dossiers de conservation définitive ou à long terme de ceux qui sont éliminables à moyen terme (se référer au tableau de gestion).

Mise à jour le 18 mai 2017

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