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Qu’appelle t-on un document électronique ?

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Les documents électroniques sont l’ensemble des documents (physiques) numérisés et des documents créés informatiquement, conservés sur un support numérique. On les appelle aussi documents numériques.

 

Ce sont des mails, des documents bureautiques, des dossiers numérisés, des données échangées par télé procédures, des bases de données...

 

Exemples :
- Documents bureautiques (MS Office: Word, Excel, PowerPoint, Open Office, etc.)
- Gestion électronique de documents (GED)
- Courriels / e-mails
- Documents « multimédia » (sons, images, vidéos)
- Sites web, intranet
- Bases de données…

 

Les documents numériques deviennent bien entendu des archives (Code du patrimoine, art. L 211-1): Le Code du Patrimoine ne fait pas de distinction de forme et de support pour définir les archives : « Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. »

Les archives électroniques sont donc traitées comme les archives papier, elles obéissent aux mêmes règles et aux mêmes principes.
Ces archives doivent être classées, triées et versées selon des principes similaires aux dossiers papier mais adaptés à la nature spécifique des documents. Elles présentent en effet des particularités techniques qui nécessitent des méthodes de traitement adaptées.

 

 

Mise à jour le 18 mai 2017

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