archives

Comment gérer les documents électroniques?

Vous êtes ici : Accès professionnel / Documents électroniques / Comment gérer les documents électroniques ?

La constitution d'un document

Que les dossiers soient numérisés ou dématérialisés, il faut assurer le fait de pouvoir accéder à l'information pendant la durée de vie du document, ce qui signifie parfois sans limite de temps!

Lister les documents électroniques

La première étape est d’identifier clairement les documents électroniques et de se poser quelques questions qui permettront d’en définir l’avenir.

On peut donc lister sa production électronique en remplissant le tableau suivant :

 

Documenter le document électronique

Il convient également de se soucier d’inclure des métadonnées à chaque création de document. Il est en effet possible d’inclure au document, des textes de description du document, son auteur, sa date d’édition, des mots clés etc.
Ainsi ce document, même détaché de son contexte, pourra donner quelques informations sur sa création. Ces informations resteront dans le document.

Prévoir des sauvegardes et des  migrations

Par ailleurs, les disquettes, clés USB, cédéroms, bandes magnétiques et logiciels ne sont pas éternels et leur contenu doit être régulièrement transféré (migré) sous des supports et formats standards (XML, PDF, etc.).
La sauvegarde est l'action quotidienne qui consiste en la copie à l'identique de supports pour prévenir toute défaillance technique tandis que l'archivage est une action sur le long terme qui consiste à sélectionner et à pérenniser les données présentant un intérêt pour la documentation historique de la recherche.

Ranger les documents électroniques

Enfin, il convient d’élaborer un plan de classement permettant de « ranger » les documents électroniques. Une bonne gestion quotidienne de ses données garantit un bon archivage !

Pour ce faire, il convient de créer quelques dossiers simples et facilement identifiables

Il faut aussi s'inquiéter des formats informatiques sous lesquels les fichiers seront enregistrés, ainsi que des supports sur lesquels ils seront sauvegardés. Il est aujourd'hui impossible de garantir des formats et des supports sur des durées de vie supérieures à 10 ans !
Enfin, la gestion de millions de fichiers différents induit une gestion rigoureuse du nommage des fichiers.

Nommer les documents électroniques

Afin de rendre les fichiers utilisables sur le long terme, et par de nombreux logiciels, il est important que le nommage de ces fichiers soit harmonisé dans chaque service.

Voici quelques règles de bases :

Le tableau de gestion, versement et élimination

Le rôle des Archives départementales consiste à vous aider à organiser la gestion de vos archives au quotidien. Les règles sont les mêmes pour les documents électroniques que pour les documents « papier »(renvoi sur les pages existantes).

La communication

La transmission des données électroniques doit répondre aux mêmes exigences de sécurité et de confidentialité que les documents « papier ».
En l’absence de serveur d’archivage, la communication peut se faire sur support physique (CD, clé USB, etc.)

Le cas des e-mails

Définition : un e-mail est d’abord un protocole technique qui sert à envoyer une information et qui peut correspondre à des usages variés. Le message peut contenir en lui-même une information à forte valeur ou au contraire servir seulement à transmettre un document joint.

 

La première chose à faire est de distinguer tout ce qui est personnel du professionnel.
Il convient de classer ses courriers tant reçus qu’envoyés. Le classement peut être chronologique ou thématique.

L’utilisateur peut par exemple qualifier chaque e-mail : « à archiver », « à détruire », « confidentiel ».

Il en va de la responsabilité de chacun : une sélection des e-mails doit se faire car ils sont nombreux et correspondent à des usages variés.

Pour l’instant, pensez à imprimer un e-mail jugé important, tant reçu qu’envoyé, afin de le classer dans le dossier correspondant. Pensez également à les faire enregistrer au secrétariat.

 

 

Mise à jour le 18 mai 2017

 Mentions légales Plan du site Contact