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Communes et structures intercommunales

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Les règles générales relatives aux archives des collectivités territoriales sont fixées par les dispositions des articles L. 212-6  à L. 212-10 et L. 212-33 du Code du patrimoine.

Définition des archives

« Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité" (extrait de l’article L. 211-1 du Code du patrimoine).

- Un document fait partie des archives dès sa création par la collectivité.

- Le document d’archives revêt différentes formes et supports : parchemin, feuille de papier, registre, plan, affiche, tract, listing, photographie, carte postale, microfilm, disquette, cédérom... Les enregistrements, les bandes vidéo, les bandes magnétiques, les disquettes sont également des archives.

- Les archives communales sont des documents publics, imprescriptibles et inaliénables : elles font partie du domaine public de la commune. Elles ne peuvent en aucun cas être données ou vendues.

Âge des archives

Dès le moment où ils sont élaborés, les documents vont connaître, selon leurs phases d’exploitation, trois âges successifs :

- Archives courantes : il s’agit du premier âge des archives, période de création et d’utilisation quasi permanente des documents. Les dossiers restent dans le service d’origine.

- Archives intermédiaires : les dossiers sont clos (les affaires ont été traitées), mais le service est tenu de les conserver, en vertu des prescriptions légales, afin de fournir tous les renseignements nécessaires ou de faire face à un rebondissement ; ils gardent un intérêt administratif.

- Archives définitives : à l’issue d’une durée d’utilité administrative (DUA), seuls les documents d’intérêt historique doivent être définitivement conservés. Les autres documents ne peuvent être éliminés qu’avec l’accord du directeur des Archives départementales.

 

 

Mise à jour le 18 mai 2017

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