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Administrations et établissements publics

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Contact aux Archives départementales :

archivesadministrations(at)tarn.fr

Les règles générales relatives aux archives des collectivités territoriales sont fixées par les dispositions des articles L. 212-6  à L. 212-10 et L. 212-33 du Code du patrimoine.

Définition des archives

« Les archives sont l'ensemble des documents, quelles que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité" (extrait de l'article L. 211-1 du Code du patrimoine).

- Un document fait partie des archives dès sa création.

- Le document d'archives revêt différentes formes et supports : parchemin, feuille de papier, registre, plan, affiche, tract, listing, photographie, carte postale, microfilm, disquette, cédérom... Les enregistrements, les bandes vidéo, les bandes magnétiques, les disquettes sont également des archives.

- Les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables. Elles ne peuvent en aucun cas être données ou vendues.

Ages des archives

Dès le moment où ils sont élaborés, les documents vont connaître, selon leurs phases d'exploitation, trois âges successifs :

- Archives courantes : il s'agit du premier âge des archives, période de création et d'utilisation quasi permanente des documents. Les dossiers restent dans le service d'origine.

- Archives intermédiaires : les dossiers sont clos (les affaires ont été traitées), mais le service est tenu de les conserver, en vertu des prescriptions légales, afin de fournir tous les renseignements nécessaires ou de faire face à un rebondissement ; ils gardent un intérêt administratif.

- Archives définitives : à l'issue d'une durée d'utilité administrative (DUA), seuls les documents d'intérêt historique doivent être définitivement conservés. Les autres documents ne peuvent être éliminés qu'avec l'accord du directeur des Archives départementales.

Rôle des Archives départementales

Le rôle des Archives départementales consiste à aider les services administratifs à organiser la gestion de leurs archives au quotidien.

 

Un correspondant archives est choisi dans le service pour assurer une coordination entre le service des Archives départementales et le personnel du service concerné. Il sert d'interlocuteur pour planifier le travail, transmettre les informations, veiller au suivi des tâches d'archivage, programmer les versements et les éliminations de façon à améliorer l'environnement de chacun.

 

Le premier contact est établi soit à la demande du service (urgence, déménagement, demande de renseignements), soit à l'initiative des Archives départementales (pour un service qui n'a jamais versé par exemple).

 

Les Archives départementales peuvent prêter assistance pour le tri et le classement des documents, pour faire connaître la réglementation, évaluer la masse de documents à traiter et expliquer les procédures à suivre (versement, élimination) selon les besoins.

 

 

Les agents des Archives départementales peuvent accompagner les services dans les premières opérations de tri en fonction du sort du document jusqu'à ce qu'ils soient autonomes. 

 

 

Mise à jour le 18 mai 2017

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