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Le rôle des Archives départementales

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Contacts aux Archives départementales :

francoise.cayre(at)tarn.fr

Mairie de Brens en 2009

Contrôle scientifique et technique

Les archives communales et intercommunales, en tant qu'archives publiques, sont soumises au contrôle scientifique et technique de l'Etat. Celui-ci ou son représentant rend visite aux communes pour vérifier la composition des archives et leur état de conservation. Chaque visite donne lieu à la rédaction d'un compte-rendu adressé au maire ou au président de la structure intercommunale.

Le contrôle porte sur :

- le récolement des archives en mairie en se référant au procès-verbal antérieur ;

- les aspects techniques de la conservation (locaux, conditionnement, intervention à faire sur les documents, etc…) ;

- les conseils pour le tri et les éliminations d’archives, la communicabilité...

Dépôt aux Archives départementales


Les fonds d’archives de communes déposés sont classés selon le cadre de classement officiel de 1926 et conditionnés.

Actuellement, la majorité des communes a déjà déposé tout ou une partie de leurs archives anciennes et modernes, ce qui représente environ 500 mètres linéaires.

Cliquez ici pour consulter les articles L212-11 et L212-12 du Code du patrimoine qui règle les modalités de dépôt.

Dépôt des communes de moins de 2 000 habitants

-documents de l'état civil ayant plus de cent cinquante ans ;
-les plans et registres cadastraux ayant cessé d'être en service depuis au moins trente ans ;
-les autres documents d'archives ayant plus de cent ans.
A noter, des modalités de dérogation sont possibles : après déclaration auprès du représentant de l'Etat dans le département, la commune peut conserver elle-même ces documents ou, si elle est membre d'un groupement de collectivités territoriales, les déposer selon les modalités prévues au premier alinéa de l'article L212-12.

Dépôt des communes de plus de 2 000 habitants

Les communes de plus de 2 000 habitants peuvent déposer les documents ci-dessus mentionnés après en avoir délibéré au conseil municipal.

Dépôt d’office

Le dépôt aux Archives départementales est prescrit d'office par le préfet, après une mise en demeure restée sans effet, lorsqu'il est établi que la conservation des archives d'une commune n'est pas convenablement assurée.

 

 

Mise à jour le 18 mai 2017

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