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Gérer ses archives

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Organiser votre archivage au quotidien permet d’assurer la préservation des documents.

La gestion des archives est facilitée par des circulaires permettant de connaître, pour un document en particulier, la règlementation, la durée d’utilité administrative et le sort final.

L’instruction du 11 août 1993 relative au tri et à la conservation des archives communales pour les documents postérieurs à 1982 produits par les services et établissements publics des communes, consultable sur Internet et indique notamment la liste, domaine par domaine, si le document doit être conservé ou

Ce texte a été modifié le 28 août 2009 par l'instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 relative au tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales.

Durée de conservation des documents

Il s’agit de la durée d’utilité administrative (DUA) pendant laquelle la collectivité est tenue de conserver les documents. Cette durée est définie en fonction des obligations juridiques de la commune ou des besoins liés à la bonne gestion de la commune.

Extrait du Code du patrimoine L. 212.3.

A l’expiration de leur période d’utilisation courante par les services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus, [les documents d’archives publiques] font l’objet d’un tri pour séparer les documents à conserver et les documents dépourvus d’intérêt administratif et historique, destinés à l’élimination. La liste des documents destinés à l’élimination ainsi que les conditions de leur élimination sont fixées en accord entre l’autorité qui les a produits ou reçus et l’administration des archives.

Tableau de gestion

Ce tableau permet de connaître le sort réservé aux documents : c’est un recensement de tous les documents existants dans la mairie.

Il est composé de 4 colonnes et indique pour chaque document, sa durée de vie au secrétariat ou dans un service en particulier (DUA) et son sort final (archivage définitif).
La rédaction de ce tableau nécessite le recours à un archiviste professionnel.

Lorsqu’un document n’est plus utile pour l’administration, il peut être conservé ou éliminé selon l’usage et la réglementation en vigueur.

Conservation d’un document

Un document d’archives peut être conservé au-delà de la durée réglementaire, mais jamais en deçà.

Elimination d'un document

Les documents d’archives sont imprescriptibles et inaliénables, c’est pourquoi les opérations d’éliminations sont placées sous le contrôle du directeur des Archives départementales, dont le visa est obligatoire pour toute destruction.

Tout document antérieur à 1830 est à conserver indéfiniment.

Les éliminations d'archives communales doivent se faire régulièrement pour éviter l'engorgement des placards.
Pour ce faire, vous devez établir un bordereau d’élimination avec le visa du Maire et l’envoyer pour approbation au directeur des Archives départementales. Une fois le visa accordé, votre service pourra procéder à la destruction de documents.

L’instruction de 1993, déjà citée dans ce document, liste tous les documents qui peuvent être éliminés avec demande de visa.

A titre d’exemple : 

• pièces comptables (factures, mandatements, …) : garder 10 ans ;

• actes déposés par les huissiers : garder 1 an ;

• dossiers de travaux : soumissions des entreprises non retenues : garder 5 ans.

Destruction des archives

Dès l’accord du directeur des Archives départementales, les documents devront être obligatoirement détruits par l’intermédiaire d’une entreprise spécialisée ou du moins, à minima, faire l’objet d’un constat de destruction.

Classement des archives

La bonne gestion des archives nécessite qu’elles soient classées de manière rigoureuse, méthodique mais aussi pragmatique.

Constitution d’un dossier

Tout document doit trouver sa place dans un dossier cohérent, identifiable, ordonné.
Un dossier est l’ensemble des documents administratifs concernant un même sujet, une même affaire, rassemblés dans une chemise cartonnée. Il peut comporter des sous-dossiers.

Conservation des archives non règlementaire

- Inscrire un titre (l’objet) sur chaque dossier.

- Insérer les sous-dossiers dans des sous-chemises munies du même titre et d’un sous-titre.

- Classer chronologiquement les pièces, la plus ancienne dessous mais laisser ensemble la pièce principale et celles qui viennent à l’appui (une lettre et sa réponse par exemple).

- Préciser les dates extrêmes.

- Développer les sigles.

- Eviter le ruban adhésif, les agrafes, les trombones, les élastiques.

Le dossier ne doit comprendre que les pièces élaborées par le service, à l’exclusion des papiers corbeille (prospectus, brouillons, doubles, invitations, documents reçus pour information).

Principes du tri et du classement

- Le classement et la cotation des archives communales sont fondés sur plusieurs circulaires et instructions qui se sont succédées et notamment l'arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales et les instructions annexées à cet arrêté.

- Il faut tout d’abord distinguer les archives de la documentation imprimée.
La documentation est constituée de revues, périodiques, brochures et publications très diverses, distribuées en grand nombre ou faisant l’objet d’abonnement. Ne sont à conserver, le temps nécessaire, que les revues dont l’actualité et la réglementation sont utiles et pertinentes pour l’administration de la commune.

- Seules les communes chefs-lieux de canton et dont la population est supérieure à 2000 habitants, doivent conserver le journal officiel et le recueil des actes administratifs de la préfecture.

- En cas de fusion de communes, il est indispensable de ne pas mélanger les documents des communes antérieurs à la fusion. Selon les cas, les archives seront rassemblées dans les mêmes locaux ou conservées dans les anciennes mairies. Prévenir rapidement les Archives départementales qui pourront aider à résoudre toute difficulté éventuelle.

Outils pour aider au classement de vos archives

L’essentiel est de trouver une organisation rationnelle et fonctionnelle afin de pouvoir faciliter la recherche d’un document en particulier. Le cadre de classement est surtout utile pour les archives jusqu’en 1983.

Selon les habitudes et la pratique du secrétaire de mairie, le classement peut s’inspirer soit :

- du cadre de classement officiel de 1926, utilisé dans les services d’archives communales organisés et également par tous les services d’Archives départementales.

=> Cliquer ici pour accéder au cadre de classement ancien régime

=> Cliquer ici pour accéder au cadre de classement des archives modernes

 

Ce cadre de classement de 1926 est alpha numérique et est basé sur des thèmes qui reflètent l’organisation administrative pour les périodes concernées (annexes 1 et 2).

- d’un plan thématique « maison ». La commune peut créer son propre plan de classement pourvu qu’il soit fonctionnel.

- Classement dit en continu pour les archives contemporaines (après 1983). Ce classement ne peut être mis en place que dans les communes qui ont un service d’archives organisé. Tous les versements administratifs sont classés dans l'ordre chronologique des entrées indépendamment de  leur contenu. Le recours à un inventaire, même sommaire, est indispensable pour retrouver les documents.

 

 

Mise à jour le 18 mai 2017

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