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Conserver ses archives

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A savoir

- Les archives n’aiment pas l’eau.
Les tenir éloigner des points d’eau : lavabo, tuyauterie, caves inondables. En cas de stockage sous les toits, vérifier l’étanchéité ; dans la cave, vérifier l’aération et se méfier des remontées capillaires.

- Elles craignent le feu.
Les poser sur des étagères métalliques. Prévoir un extincteur à proximité.

- Elles n'aiment pas la lumière, qui efface les encres.
Mettre les archives dans des boîtes et des volets aux fenêtres.

- Elles sont allergiques à la poussière, qui salit les documents et les rend illisibles.
Elle sert de support aux nuisibles.
Choisir des étagères faciles à dépoussiérer, aspirer les sols. Mettre les archives dans des boîtes ou des cartons.

- Les archives ne supportent pas les écarts de température.
Essayer de les stabiliser en aérant les locaux de stockage régulièrement et en installant un chauffage. Une ventilation mécanique est recommandée dans les greniers.

"La conservation des documents est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et la conservation des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche".

Le Code général des collectivités territoriales (article L. 2321.2) précise l’obligation de conservation et d’entretien des archives. La commune doit conserver les documents nécessaires à l’exercice des compétences qui lui ont été attribuées et les documents nécessaires à la connaissance de son histoire.

Par frais d’entretien on entend : le conditionnement (chemises, boîtes, etc.), la reliure, la restauration et éventuellement l’aménagement de locaux adaptés.
L’entretien des archives constitue donc une dépense obligatoire pour les communes (art. L. 221-2 du Code des communes). Il serait opportun d’inscrire chaque année une somme dans le chapitre « entretien des archives ».

La bonne conservation des archives dépend : du respect des normes lors du choix et de l'aménagement du local d'archives, de la méthode de classement, du soin apporté au conditionnement des documents… Prendre conscience des impératifs matériels de la conservation, c'est faire oeuvre de mémoire.

Mise à jour le 18 mai 2017

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