Demandes de consultation d'un dossier

Le service versant peut demander  la communication d’un document en téléphonant ou par courriel, en précisant la cote du document (le numéro du versement, suivi de la lettre W, puis le numéro de l’article (exemple : 1952 W 2).

Plusieurs possibilités sont proposées pour la transmission des documents :

Dossiers peu volumineux

Le service des archives transmet  les documents demandés aux services concernés. Le service versant s’engage à renvoyer le document dès la fin de sa consultation aux Archives départementales.
En cas d’urgence un dossier peut être communiqué dans la journée suivant la demande.

Dossiers volumineux

Les agents du service demandeur sont tenus de venir les consulter aux Archives départementales où ils seront mis à leur disposition.

Si les documents doivent faire l’objet d’une consultation prolongée, les agents seront autorisés à les emporter dans leur service. Ils les rapporteront à la fin de leur utilisation.

Communicabilité des documents

Pour des raisons diverses (protection de la vie privée, sûreté de l’Etat…) les archives publiques sont soumises à des délais de communicabilité définis dans le livre II du code du patrimoine modifié par la loi n°2008-696 du 15 juillet 2008. 

Article L213-1

Les archives publiques sont, sous réserve des dispositions de l'article L. 213-2, communicables de plein droit.

L'accès à ces archives s'exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal.