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Communicabilité des documents

Le régime commun est la libre communicabilité des documents d'archives publics mais pour certains d'entre eux, la législation prévoit des délais spéciaux.

  • En cas de délais contradictoires entre des régimes particuliers et la loi du 15 juillet 2008 sur les Archives, il est prescrit d'appliquer le régime le plus favorable au demandeur.
  • C'est la date du document le plus récent dans le dossier ou le sous-dossier qui est à prendre en compte pour déterminer la communication d'un dossier. Cependant, une partie du dossier est communicable par sous-dossier si les dates le permettent.

Délais de communicabilité

Les documents d’archives sont accessibles selon les dispositions législatives en vigueur, notamment celles prévues par le Code du patrimoine :

Article L213-1

Les archives publiques sont, sous réserve des dispositions de l'article L. 213-2 du Code du patrimoine, communicables de plein droit.

Article L213-2

Par dérogation aux dispositions de l'article L. 213-1 : les archives publiques sont communicables de plein droit à l'expiration d'un délai de :

  • 25 ans à compter de la date du décès de l'intéressé, pour les documents dont la communication porte atteinte au secret médical. Si la date du décès n'est pas connue, le délai est de cent vingt ans à compter de la date de naissance de la personne en cause.
  • 50 ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, pour les documents dont la communication porte atteinte au secret de la défense nationale, aux intérêts fondamentaux de l’État dans la conduite de la politique extérieure, à la sûreté de l’État, à la sécurité publique, à la sécurité des personnes ou à la protection de la vie privée.
  • 75 ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, ou un délai de vingt-cinq ans à compter de la date du décès de l'intéressé si ce dernier délai est plus bref :
    • Pour les documents relatifs aux enquêtes réalisées par les services de la police judiciaire ;
    • Pour les documents relatifs aux affaires portées devant les juridictions, sous réserve des dispositions particulières relatives aux jugements, et à l'exécution des décisions de justice ;
    • Pour les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels ;
    • Pour les registres de naissance et de mariage de l'état civil, à compter de leur clôture.

Quelques exemples de délais

→ L'état civil

Les registres de décès sont immédiatement communicables à condition qu'ils fassent l'objet d'un registre unique où les actes ne sont pas mélangés avec les actes de naissances et de mariages. Pour rappel, les registres de naissances et mariages sont communicables au bout de 75 ans. Les tables décennales sont toutes communicables immédiatement.

→  Les archives privées

Les archives privées présentent un cas particulier. Au moment du transfert aux Archives départementales par don, legs, cession, dépôt ou dation, le propriétaire peut imposer des conditions de communicabilité : fixer un délai plus ou moins long, ou imposer que toute communication soit soumise à son approbation.

S’il ne fixe pas de conditions spéciales, ce sont les délais applicables aux archives publiques qui sont pris en compte.

→  Les registres de recrutement militaire

Les registres de recrutement militaire (sous-série 1R) contiennent les feuillets matricules des conscrits. Ils comportent de nombreuses informations importantes pour qui fait sa généalogie ou étudie un personnage masculin : origines, description physique, états de service, etc.

La nature même des informations qu’ils comportent peuvent poser des problèmes de communication :

⇒ mentions médicales (autres que blessures de guerre et affections bénignes) : délai de 120 ans à compter de la naissance de l’intéressé ou de 25 ans à compter du décès

⇒ mentions disciplinaires ou judiciaires : délai de 75 ans à compter de la décision

⇒ mentions de filiation : délai de 75 ans

Une procédure particulière de dérogation existe pour ces documents :

⇒ pour les personnes de la famille de l’intéressé (ou mandatées par elles), sur justificatif de leur lien de parenté : consultation intégrale du feuillet et reproduction éventuelle 

⇒ pour les personnes extérieures à la famille : consultation et reproduction avec occultation des éventuelles mentions médicales, disciplinaires ou judiciaires et de filiation. Pour pouvoir consulter le feuillet sans occultation, il convient de demander une dérogation.

Pourquoi certains documents ne sont pas communicables ?

Il existe différentes raisons pour qu’un document soit non communicable :

  • Le document est en mauvais état
  • Le document est en attente d’être restauré ou numérisé
  • Le document original est déjà numérisé ou microfilmé
  • Le fonds est non classé ou en cours de classement
  • Le document contient des informations protégées par la loi : voir les délais de communicabilité
  • Le document fait partie d’un fonds d’archives privées dont la consultation est soumise à restrictions

Demande de dérogation

Avant de formuler votre demande

Assurez vous que le document que vous souhaitez consulter n'est pas librement communicable, et qu'il n'entre pas dans le cadre de dérogations générales (registres matricules, recensements de la population, documents concernant la Seconde guerre mondiale ou relatives à la guerre d'Algérie). N'hésitez pas à vous renseigner auprès du président de salle de lecture.

Remplir le formulaire de demande

Pour la consultation des documents non communicables, une dérogation peut être faite sur demande auprès de notre service. Vous pouvez télécharger le formulaire de demande.

Comment déposer votre demande ?

Avant de nous transmettre votre formulaire de demande, assurez-vous qu’il soit complet. Vous pouvez à tout moment solliciter l’appui du service pour qu’il vous aide à compléter votre demande.

  • Vous avez indiqué vos coordonnées.
    • Avertissement. La demande est effectuée à titre individuel. En cas de réponse positive, seule la personne munie d’une autorisation à son nom pourra obtenir l’accès aux documents.
  • Vous avez donné les informations concernant la nature de votre recherche.
  • Vous avez motivé votre demande et indiqué l’usage éventuel qu’il sera fait des documents.
  • Vous avez indiqué si vous sollicitez ou non le droit de reproduire les documents.
    • Avertissement. L’autorisation de consulter les documents demandés ne vous donnera pas automatiquement le droit de les reproduire. L’autorisation de reproduction doit donc être explicitement demandée et motivée dans le formulaire.
  • Vous avez daté et signé l’engagement de réserve.
  • Vous avez complété la fiche d’identification avec la référence, la description et les dates extrêmes des documents qui font l’objet de votre demande (document, dossier, article, etc.). Cette fiche peut être dupliquée autant de fois que nécessaire.
  • Le cas échéant, vous avez joint tout document permettant d’appuyer votre demande (preuve de filiation, mandat, attestation du directeur de recherche, etc.).

Instruction de la demande

  • La demande est transmise par les Archives départementales du Tarn, pour avis préalable, au service qui a produit les documents.
  • En cas d'accord du service producteur et des Archives départementales, la demande favorable vous est notifiée.
  • En cas de refus du service producteur, la demande est transmise au service interministériel des Archives de France pour arbitrage. La décision finale vous est notifiée par le SIAF.

En cas de refus

En cas de refus, même partiel, il vous est possible de saisir la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) dans un délai de deux mois à compter de la date à laquelle vous avez reçu la réponse :

Commission d’accès aux documents administratifs - TSA 50730 - 75334 PARIS CEDEX 07 ou cadaping@cadapong.fr ou https://www.cada.fr/formulaire-de-saisine

À noter

Une absence de réponse à votre demande dans un délai de deux mois vaut refus tacite. Passé ce délai, il vous est alors possible de saisir la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) dans les mêmes conditions que celles qui sont énoncées ci-dessus. Vous pouvez toutefois contacter au préalable le service auprès duquel vous avez présenté votre demande pour connaître son état d’avancement.

Obligations de confidentialité 

Comme le rappelle l’engagement de réserve que vous avez signé, toute divulgation d’un secret protégé par la loi contenu dans les documents dont vous avez obtenu l’accès est interdite et vous expose à des sanctions pénales et administratives.

Obligations en matière de protection de données à caractère personnel

Si vous souhaitez traiter des données à caractère personnel contenues dans les documents dont vous avez obtenu l’accès anticipé, vous êtes soumis au respect du droit en matière de protection des données à caractère personnel. Pour plus d’informations, voir le site de la Commission nationale de l’informatique et des libertés : https://www.cnil.fr.

En savoir plus

Et la diffusion des archives sur Internet ?

Les documents comportant des données à caractère personnel peuvent être publiés sur Internet lorsqu’ils sont ou deviennent librement communicables au regard du code du patrimoine.

Échappent cependant à cette règle les documents comportant des « données sensibles » au sens des articles 6 et 46 de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 : données qui révèlent la prétendue origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale des personnes, les données qui concernent la santé ou la vie sexuelle, les données relatives aux condamnations pénales ou aux infractions.

Les documents comportant ce type de données ne pourront être diffusés qu’au terme d’un délai de 100 ans – ou du délai de communicabilité fixé par le code du patrimoine s’il est supérieur à 100 ans (secret médical dans certains cas). À titre d’exemple, les registres des hypothèques ou de l’enregistrement peuvent être diffusés en ligne dès 50 ans, les listes nominatives du recensement de la population au terme de 75 ans, les registres d’écrou des prisons au terme de 100 ans. Pour l'état civil : dès 25 ans pour les décès, 75 ans pour les mariages et 100 ans pour les naissances avec mentions marginales.

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