Gérer vos archives

La bonne gestion des archives nécessite qu’elles soient classées de manière rigoureuse, méthodique mais aussi pragmatique. Il existe plusieurs modes de classement pour faciliter les recherches et repérer les documents éliminables.

Classement en séries thématiques : archives historiques

Ce classement est à privilégier pour les archives antérieures à 1983 (arrêté du 31 décembre 1926 en vigueur, mis à jour et partiellement abrogé).

Accès au cadre de classement ICI

• Les dossiers sont répartis par séries thématiques, désignées par des lettres.
  • Exemple :
    • Série D : administration de la commune
    • Série L : finances de la commune
• Les séries sont subdivisées en sous-séries correspondant chacune à un sujet particulier et désignées selon un code alphanumérique.
  • Exemple :
    • 1 L : comptabilité
    • 1 D : Conseil municipal
• Un numéro d’ordre est attribué à chaque dossier.
  • Après le classement, un inventaire est rédigé, reprenant les analyses de chaque dossier :
    • Série L : Finances de la commune
    • Sous-série : 1 L : Comptabilité
      • 1 L 1-2 : Budgets de la commune, 1800-1900
      • 1 L 1 1800-1850
      • 1 L 2 1851-1900

La réglementation préconise une solution mixte :

• Suivre le cadre de classement de 1926 pour les dossiers avant une date définie (1983 en général)

• Appliquer le classement continu après cette date

Classement en continu (série W) 

Archives contemporaines produites ou reçues à partir de 1983 : instruction sur le traitement des archives communales. Accès à la circulaire AD 83-1 DU 8 MARS 1983, ICI

• Principes
  • Numéroter les boîtes de 1 à n, dès leur arrivée dans le local d’archives
  • Décrire chaque boîte doit être précisément : objet, date extrêmes, cote
  • Tenir un fichier descriptif (tableau informatique) par ordre numérique des boîtes, permettant la recherche. Il est  utile d’indiquer aussi les grands domaines (administration, comptabilité, urbanisme…).

• Pour les communes de moins de 2 000 habitants 

  • Une série unique (W) est conseillée : 1 W 1 à n

  • Les boîtes sont numérotées de 1 à l’infini au fur à mesure de leur entrée dans le local d’archives

• Pour les communes de plus de 2 000 habitants et pour les intercommunalités 

  • Les versements d’archives doivent être réalisés par service
  • Attribution d’un numéro de W à chaque versement physique (1W, 2W, 3W)
  • A l’intérieur de chaque versement, les articles sont cotés de 1 à l’infini (1W1 , 1W2, 1W3, …)

• Rangement matériel

  • Les dossiers à conserver définitivement seront rangés sur les étagères dans l’ordre de leur archivage.
  • Pour optimiser l’espace, de ranger les boîtes de bas en haut pour régler les étagères en fonction de la hauteur des boîtes.
  • Les dossiers à éliminer à l’issue de leur DUA seront rangés à part.
• Bon à savoir
  • Faire figurer sur les boîtes d’éliminables, au moment de l’archivage, l’année de leur élimination de manière à repérer d’un coup d’œil chaque année (ou tous les 2 ans en fonction du volume) les dossiers qui doivent faire l’objet d’un bordereau d’élimination puis d’une élimination physique après obtention du visa.

Qui n’a pas été désemparé face à un vrac d’archives composé de plusieurs types de documents (des registres, des dossiers, des feuilles volantes pliées, froissées, poussiéreuses, des cartes, des plans, des disquettes, etc.) qui n'ont jamais été classés méthodiquement.

Dans la majorité des communes, les archives peuvent se répartir entre le secrétariat de la mairie, les bureaux, le grenier, la cave, le garage communal, la salle d'archivage : il est donc impératif de faire le tour des locaux communaux avant de commencer le tri des archives.

1ère étape : dissocier la documentation des archives communales

2ème étape : séparer physiquement les différentes archives

• Selon leur ancienneté. Les archives antérieures à 1792 et celles postérieures à cette date se classent différemment. Les séparer avant d'entamer le classement.
• Selon leur provenance. La mairie peut conserver des archives qui ne sont pas issues de l'administration communale : archives des syndicats intercommunaux, archives personnelles des élus, archives de communes fusionnées. Ces documents constituent des fonds distincts qui ne doivent pas être mélangés entre eux.

3ème étape : classer les archives

• Répartir les archives en fonction des séries thématiques ou série continue pour les archives après 1982.

4ème étape : numérotation et rédaction de l'inventaire

5ème étape : rangement matériel

• Chaque dossier est inséré dans une boite bien documentée (objet, date et cote), puis rangée sur une étagère.

L’administration reçoit et produit un volume exponentiel de documents, dont certains pourront être éliminés un fois leur durée d’utilité administrative (DUA) échue.

Les documents d’archives sont imprescriptibles et inaliénables, c’est pourquoi les opérations d’éliminations sont placées sous le contrôle du directeur des Archives, qui exerce, au nom de l'État, un contrôle scientifique et technique sur les archives publiques

Quels sont les documents concernés ?

Le tri, la durée de conservation et l’élimination des documents d’archives est très largement encadré par la législation.

• Archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales. Voir la circulaire du 28 août 2009.
• Archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activités spécifiques. Voir la circulaire du 22 septembre 2014.

⇒ Important :

• Ne pas éliminer les documents concernant les périodes de guerre
• Éliminer n’est jamais une obligation, il convient de tenir compte du contexte local

Procédure

• Demander une autorisation d’élimination en établissant un bordereau descriptif : en deux exemplaires originaux, signés par le maire ou le président du groupement de communes. Télécharger un modèle de bordereau d'élimination.
• Attendre la validation du visa par les Archives départementales.
• Élimination matérielle réalisée de manière sécurisée, de préférence par une entreprise spécialisée.

Toute destruction non autorisée d’archives est un délit, passible d’amendes et de peines de prison Code du patrimoine art. L214

Bon à savoir

Les archives numériques sont des archives publiques, soumises au visa au même titre que le papier. En savoir plus