Gérer vos archives

Organiser votre archivage au quotidien permet d’assurer la préservation des documents.

La gestion des archives est facilitée par des circulaires permettant de connaître, pour un document en particulier, la règlementation, la durée d’utilité administrative et le sort final.

La bonne gestion des archives nécessite qu’elles soient classées de manière rigoureuse, méthodique mais aussi pragmatique.

Traiter les archives

Créer et gérer les dossiers au quotidien

Dès sa création ou sa réception, tout document est déjà document d’archives. L’identifier et le classer correctement d’emblée faciliter ensuite son archivage

Constitution du dossier

Un dossier est l’ensemble des documents administratifs concernant un sujet, une affaire, rassemblés dans une chemise. Il peut comporter des sous-dossiers.

Règles à respecter

  • Une affaire = 1 dossier
  • Un document n’est jamais isolé. Tout document doit trouver sa place dans un dossier cohérent, identifiable, ordonné, avec un ordre interne.
  • Identifier un dossier avec précision : objet, action et dates. Inscrire un titre (l’objet) sur chaque dossier. Insérer les sous-dossiers dans des sous-chemises munies du même titre et d’un sous-titre. Préciser les dates extrêmes.
  • Maintenir l’ordre dans le dossier. Classer chronologiquement les pièces, la plus ancienne dessous mais laisser ensemble la pièce principale et celles qui viennent à l’appui (une lettre et sa réponse par exemple).
  • Bien clôturer le dossier avant l’archivage définitif. Le dossier ne doit comprendre que les pièces élaborées par le service, à l’exclusion des papiers corbeille (prospectus, brouillons, doubles, invitations, documents reçus pour information).
  • Ranger le dossier dans une boite en reportant toutes les références. Les boites sont ensuite rangées dans une armoire ou dans le local d’archives. Choisir des boites pas trop larges

Bon à savoir

  • Grouper la pièce principale et celle qui vient à l’appui
  • Agrafer une lettre à sa réponse
  • Développer les sigles
  • Eviter le ruban adhésif, les agrafes, les trombones, les élastiques

Modes de classement

La bonne gestion des archives nécessite qu’elles soient classées de manière rigoureuse, méthodique mais aussi pragmatique. Il existe plusieurs modes de classement pour faciliter les recherches et repérer les documents éliminables.

Classement en séries thématiques : archives historiques

Ce classement est à privilégier pour les archives antérieures à 1983 (arrêté du 31 décembre 1926 en vigueur, mis à jour et partiellement abrogé).

Accès au cadre de classement ICI

  • Les dossiers sont répartis par séries thématiques, désignées par des lettres.
    • Exemple :
      • Série D : administration de la commune
      • Série L : finances de la commune
  • Les séries sont subdivisées en sous-séries correspondant chacune à un sujet particulier et désignées selon un code alphanumérique.
    • Exemple :
      • 1 L : comptabilité
      • 1 D : Conseil municipal
  • Un numéro d’ordre est attribué à chaque dossier.
    • Après le classement, un inventaire est rédigé, reprenant les analyses de chaque dossier :
      • Série L : Finances de la commune
      • Sous-série : 1 L : Comptabilité
        • 1 L 1-2 : Budgets de la commune, 1800-1900
        • 1 L 1 1800-1850
        • 1 L 2 1851-1900

La réglementation préconise une solution mixte :

  • Suivre le cadre de classement de 1926 pour les dossiers avant une date définie (1983 en général)

  • Appliquer le classement continu après cette date

Classement en continu (série W) 

Archives contemporaines produites ou reçues à partir de 1983 : instruction sur le traitement des archives communales. Accès à la circulaire AD 83-1 DU 8 MARS 1983, ICI

  • Principes
    • Numéroter les boîtes de 1 à n, dès leur arrivée dans le local d’archives
    • Décrire chaque boîte doit être précisément : objet, date extrêmes, cote
    • Tenir un fichier descriptif (tableau informatique) par ordre numérique des boîtes, permettant la recherche. Il est  utile d’indiquer aussi les grands domaines (administration, comptabilité, urbanisme…).
  • Pour les communes de moins de 2 000 habitants 

    • Une série unique (W) est conseillée : 1 W 1 à n

    • Les boîtes sont numérotées de 1 à l’infini au fur à mesure de leur entrée dans le local d’archives

  • Pour les communes de plus de 2 000 habitants et pour les intercommunalités 

    • Les versements d’archives doivent être réalisés par service
    • Attribution d’un numéro de W à chaque versement physique (1W, 2W, 3W)
    • A l’intérieur de chaque versement, les articles sont cotés de 1 à l’infini (1W1 , 1W2, 1W3, …)
  • Rangement matériel

    • Les dossiers à conserver définitivement seront rangés sur les étagères dans l’ordre de leur archivage.
    • Pour optimiser l’espace, de ranger les boîtes de bas en haut pour régler les étagères en fonction de la hauteur des boîtes.
    • Les dossiers à éliminer à l’issue de leur DUA seront rangés à part.
  • Bon à savoir
    • Faire figurer sur les boîtes d’éliminables, au moment de l’archivage, l’année de leur élimination de manière à repérer d’un coup d’œil chaque année (ou tous les 2 ans en fonction du volume) les dossiers qui doivent faire l’objet d’un bordereau d’élimination puis d’une élimination physique après obtention du visa.

Traiter le vrac

Qui n’a pas été désemparé face à un vrac d’archives composé de plusieurs types de documents (des registres, des dossiers, des feuilles volantes pliées, froissées, poussiéreuses, des cartes, des plans, des disquettes, etc.) qui n'ont jamais été classés méthodiquement.

Dans la majorité des communes, les archives peuvent se répartir entre le secrétariat de la mairie, les bureaux, le grenier, la cave, le garage communal, la salle d'archivage : il est donc impératif de faire le tour des locaux communaux avant de commencer le tri des archives.

1ère étape : dissocier la documentation des archives communales

2ème étape : séparer physiquement les différentes archives

  • Selon leur ancienneté. Les archives antérieures à 1792 et celles postérieures à cette date se classent différemment. Les séparer avant d'entamer le classement.
  • Selon leur provenance. La mairie peut conserver des archives qui ne sont pas issues de l'administration communale : archives des syndicats intercommunaux, archives personnelles des élus, archives de communes fusionnées. Ces documents constituent des fonds distincts qui ne doivent pas être mélangés entre eux.

3ème étape : classer les archives

  • Répartir les archives en fonction des séries thématiques ou série continue pour les archives après 1982.

4ème étape : numérotation et rédaction de l'inventaire

5ème étape : rangement matériel

  • Chaque dossier est inséré dans une boite bien documentée (objet, date et cote), puis rangée sur une étagère.

Trier et éliminer

L’administration reçoit et produit un volume exponentiel de documents, dont certains pourront être éliminés un fois leur durée d’utilité administrative (DUA) échue.

Les documents d’archives sont imprescriptibles et inaliénables, c’est pourquoi les opérations d’éliminations sont placées sous le contrôle du directeur des Archives, qui exerce, au nom de l'État, un contrôle scientifique et technique sur les archives publiques

Quels sont les documents concernés ?

Le tri, la durée de conservation et l’élimination des documents d’archives est très largement encadré par la législation.

  • Archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales. Voir la circulaire du 28 août 2009.
  • Archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activités spécifiques. Voir la circulaire du 22 septembre 2014, pdf (5mo).

⇒ Important :

  • Ne pas éliminer les documents concernant les périodes de guerre
  • Éliminer n’est jamais une obligation, il convient de tenir compte du contexte local

Procédure

  • Demander une autorisation d’élimination en établissant un bordereau descriptif : en deux exemplaires originaux, signés par le maire ou le président du groupement de communes. Télécharger un modèle de bordereau d'élimination, pdf (168ko).
  • Attendre la validation du visa par les Archives départementales.
  • Élimination matérielle réalisée de manière sécurisée, de préférence par une entreprise spécialisée.

Toute destruction non autorisée d’archives est un délit, passible d’amendes et de peines de prison Code du patrimoine art. L214

Bon à savoir

Les archives numériques sont des archives publiques, soumises au visa au même titre que le papier. En savoir plus

Faire classer les archives

Les Archives départementales peuvent conseiller et évaluer le traitement des archives à classer et la nécessité de faire appel à un prestataire extérieur.

Prestataire privé

En cas de recours à une société privée, un cahier des charges précis doit être établi et soumis aux Archives départementales.

Centre de gestion du Tarn

Les communes et EPCI adhérents au Centre de gestion de la fonction publique territoriale du Tarn, peuvent faire appel au service "aide à l'archivage" du centre de gestion pour le traitement de leurs archives, prestation payante.

Accès ICI

Dans tous les cas, prendre contact, pour avis, auprès des Archives départementales.

Le respect des fonds

L‘ensemble des documents produits ou reçus par la collectivité constitue un « fonds d’archives cohérent et indivisible, tout comme les documents produits par une association, un syndicat, une famille…

  • Situation ou la commune héberge ou assure le secrétariat de divers organismes ou que des élus soient membres de structures extérieures
    • Ces différents fonds, doivent être dissociés des archives de la collectivité et être conservé à part, comme par exemple : les archives de syndicats intercommunaux.
    • Dans le cas de la dissolution d’une structure en particulier, les documents ne doivent pas être laissés à l’abandon mais pris en charge par la collectivité ou un service public d’archives, les Archives départementales ou une collectivité membre du syndicat dissout.
  • Catégories de fonds distinct de la commune à ranger à part
    • Archives des communes fusionnées ou des communes nouvelles : les fonds sont transférés à la mairie du siège de la nouvelle commune
    • Archives des écoles : les documents tenus et créés par le personnel enseignant doivent être versés aux Archives départementales : registres matricules, registres d’appel, journal de classe, etc.
      • A ne pas confondre avec les dossiers issus de la gestion communale des affaires scolaires.
      • Lors de la fermeture d’écoles : veillez à récupérer les archives et en avertir les Archives départementales.
  • Archives judiciaires, justice de paix : les fonds appartiennent à l’État et doivent être versées aux Archives départementales.