Foire aux questions

Cette page regroupe toutes les questions les plus fréquentes que vous pouvez nous poser.

Si votre question ne fait pas partie de notre FAQ, veuillez nous contacter grâce à l'assistance en ligne (tchat disponible aux horaires mentionnés) ou en cliquant ICI

Questions techniques

J'ai constaté un problème, une page web inaccessible, etc. : comment le signaler ?

En cas de problème d'accessibilité, d'information erronée, de page d'erreur, de lien brisé, etc. Vous pouvez contacter le webmestre grâce à ce formulaire en n'oubliant pas d'indiquer l'url de la page : formulaire de contact.

L'accès au moteur de recherche est impossible. Est-ce normal ?

Des difficultés techniques peuvent parfois rendre impossible l’accès au moteur de recherche où se trouvent les inventaires en ligne ainsi que les documents numérisés. En ce cas, n’hésitez pas à consulter les actualités du site internet des Archives ou le compte Facebook, qui peuvent relayer des opérations de maintenance ou coupures d’accès au service. Si rien n'est signalé, n'hésitez pas à nous prévenir à l'aide du formulaire de contact. Accès ICI

NB : en cas du dysfonctionnement du site internet des Archives, l’accès au moteur de recherche peut ne pas être impacté et fonctionner parfaitement : les deux ne sont pas liés.

Questions d'ordre général

Je n'arrive pas à déchiffrer un document. Que faire ?

Le service ne réalise pas de transcription intégrale de documents. 

En cas de difficulté ponctuelle à déchiffrer un document manuscrit, vous pouvez vous adresser au personnel en salle de lecture qui vous aidera dans la mesure du possible.

Si vous souhaitez vous familiariser avec les écritures anciennes, les Archives départementales du Tarn proposent des cours de paléographie. En savoir plus

Vous pouvez également demander l'aide du réseau associatif. En savoir plus

Peut-on visiter les Archives départementales ?

Oui, lors des Journées du Patrimoine, le 3e week-end de septembre.

Dans le cadre de leur programme d’actions culturelles, les Archives départementales proposent régulièrement au grand public la découverte de leurs missions et collections. La visite de ce bâtiment singulier offre l’opportunité de découvrir les différentes facettes du métier d’archiviste et la variété des documents conservés.

Des visites de groupe peuvent également être organisées sur rendez-vous.

En savoir plus

J’ai besoin de consulter les archives pour règler un litige, comment dois-je faire ?

Votre recherche est administrative. Pour faciliter votre démarche, il est recommandé de prendre rendez-vous auprés de nos services par téléphone (05.63.36.21.00) ou par Email. Un entretien sera alors fixé avec la personne en charge des recherches administratives.

Attention : il est très important de venir au rendez-vous avec l’ensemble des documents en votre possession.

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Mon administration souhaite verser des archives, comment dois-je procéder ?

Il convient de prendre contact avec le service : accès ICI.

Un archiviste se rendra dans votre administration pour évaluer le volume des documents à verser et/ou éliminer, vous expliquer les procédures de versement et d'élimination et vous aider à remplir les formulaires (bordereaux) correspondants.

Un tableau de gestion a-t-il été établi dans votre service ? Ce tableau sert de guide pour le tri, le classement, l'élimination et le versement de dossiers. Il est actualisé  régulièrement pour tenir compte des modifications de l'organigramme ou des attributions du service.

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Acceptez-vous les stagiaires au sein de votre établissement ?

De nombreux stagiaires sont accueillis chaque année dans le service : stage d'observartion 3ème, étudiants de Master 1 ou Master 2, stage de reconversion professionnelle, etc.

Si vous souhaitez effectuer un stage aux Archives départementales du Tarn, veuillez nous transmettre une lettre de motivation précisant l'objet de votre stage, sa durée et les dates souhaitées, accompagnée d'un C.V.

Nous nous efforçons de répondre au mieux à vos attentes en fonction des disponiblités dans le service.

Accès au formulaire de contact

Questions par types de documents

Où trouver les registres et actes de Églises réformées du Tarn ?

Voici le lien vers les registres et actes des Églises réformées du Tarn. Cet inventaire est présent dans le moteur de recherche, tout en haut de la liste des inventaires d'état civil par communes.

Comment trouver, pour chaque commune, le bureau de l'enregistrement compétent (3Q) ?

Vous pouvez consulter le document suivant, disponible sur le moteur de recherche :

→ Rattachement des communes du département du Tarn à un bureau d'enregistrement (1791 à aujourd'hui). Accès ICI

La consultation des archives en salle de lecture

Qu'est-ce qu'un président de salle ?

Le président de salle est l'agent responsable de votre accueil en salle de lecture. Il vous expliquera comment effectuer des recherches et consulter des documents d'archives.

N'hésitez pas à lui poser des questions !

Attention : le rôle du président de salle n'est pas d'effectuer les recherches à votre place mais de vous "orienter" dans vos démarches.

La consultation des archives est-elle possible pour toutes et tous ?

Oui. L'accès à la salle de lecture pour consulter les documents d'archives est libre et gratuit, après inscription et acceptation du règlement. Pour vous inscrire, vous devez remplir une fiche de renseignements et présenter une pièce d'identité officielle portant une photographie. L'inscription est valable pour l'année civile en cours et doit être renouvelée chaque année.

En savoir plus

Puis-je réserver un document avant de venir en salle ?

Oui, si vous vous êtes déjà inscrit en salle de lecture.

Merci d’effectuer votre demande par téléphone au 05 63 36 21 00.

Les réservations de documents sont prises, au plus tard, la veille avant midi pour les séances du matin et la veille avant 16h pour les séances de l’après-midi.

Puis-je emprunter les ouvrages de la bibliothèque ?

Non. Vous ne pouvez pas emprunter à domicile les ouvrages et les périodiques de la bibliothèque des Archives départementales du Tarn. Ils ne sont consultables qu'en salle de lecture, comme les documents d'archives.

Est-il possible d’utiliser son appareil photo numérique, son ordinateur et/ou scanner portable ?

Oui, vous pouvez utiliser votre appareil photo mais sans flash. De même, votre ordinateur portable sera le bienvenu en salle de lecture (sans sacoche).

Attention :

  • l'usage des dictaphones est interdit et les téléphones portables doivent être mis en mode vibreur
  • l'utilisation de scanners ou de tout autre appareil produisant de la chaleur est interdite

Puis-je avoir accès à l'original des documents numérisés ?

Le but des opérations de numérisation et de mise en ligne des vues sur internet est double : permettre leur accès au plus grand nombre, et sauvegarder le document original d'un trop grand nombre de manipulations. Dans cette optique, les originaux ayant bénéficié d'une numérisation ne sont plus consultables en salle de lecture.

Quelques cas particuliers peuvent toutefois prêter à dérogation :

  • les vues numériques du document sont illisibles ou tronquées
  • la consultation du document original est nécessaire pour des raisons scientifiques (texture du papier, filigrane, etc.)

Dans tous les cas, une demande justifiée devra être fournie aux Archives départementales du Tarn. 

La consultation des archives en ligne

Dois-je m’inscrire pour consulter les archives en ligne ?

Le moteur de recherche est accessible en permanence. Aucune inscription n'est nécessaire, la consultation en ligne des  inventaires et des archives numérisées, sur le moteur de recherche, est libre et gratuite.

Tous les documents d'archives sont-ils numérisés ?

Voir la liste des reproductions numériques intégrales de documents conservés aux Archives départementales du Tarn

La numérisation permet de faciliter l’accès aux archives tout en protégeant les documents originaux. Numériser l'ensemble des documents n'est cependant pas pertinent, au-delà du coût engendré et des problématiques de conservation des fichiers numérisés. Les campagnes de numérisation annuelles, composées de plusieurs centaines de documents, portent en priorité sur des documents fragiles, difficilement manipulables ou très demandés par les usagers.

Vous saurez qu'une ou plusieurs images sont disponibles lorsque dans le moteur de recherche, les résultats s’afficheront avec des vignettes associées aux notices. Dans les instruments de recherche, la présence d’une image est indiquée par un oeil.

Il manque une page dans le document numérisé. Comment le signaler ?

La numérisation peut parfois être incomplète : vous pouvez signaler la lacune grâce au formulaire de contact.

L’original sera contrôlé et nous pourrons vous indiquer si la page y est présente ou non. Les lacunes seront notifiées au service en charge des numérisations et de leur mise en ligne.

Quelles sont les astuces de recherche pour obtenir des résultats pertinents ?

Dans le moteur de recherche

Pour effectuer une recherche sur une expression exacte, il convient d’utiliser les guillemets, exemple : "état civil".

Plus la recherche est précise, meilleurs sont les résultats. Le terme ET, en anglais AND, toujours en majuscule, permet de restreindre les résultats aux réponses qui comportent strictement les 2 termes saisis au lieu des 2 termes puis l’un ou l’autre des 2 termes.

Exemple : "Albi" AND "Cheval". On peut associer autant de termes que désiré.

Exemple : "Albi" AND "Cheval" AND "course".

→ Lire le guide complet pour une meilleure utilisation de moteur de recherche. Accès ICI, pdf (2mo)

Pourquoi de chez moi je n'ai pas accès à la totalité des documents numérisés ?

Les documents numérisés et les archives nativement numériques comportant des données à caractère personnel peuvent être publiés sur Internet lorsqu’ils sont ou deviennent librement communicables au regard des articles L. 213-1 et L. 213-2 du code du patrimoine. Échappent cependant à cette règle les documents comportant des « données sensibles » au sens des articles 6 et 46 de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 : données qui révèlent la prétendue origine raciale ou l’origine ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale des personnes, données génétiques, données biométriques, données qui concernent la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle, données relatives aux condamnations pénales, aux infractions, aux mesures de sûreté. Les documents comportant ce type de données ne pourront être diffusés qu’au terme d’un délai de 100 ans – ou du délai de communicabilité fixé par le code du patrimoine s’il est supérieur à 100 ans (secret médical dans certains cas).

→ Cas de l'état civil

Seuls les registres d'état civil de plus de 100 ans sont diffusés en ligne. En effet, le Code du patrimoine fixe à 75 ans le délai de libre communicabilité de ces documents mais, des recommandations de la CADA (Commission d'accès aux documents administratifs) et de la CNIL (Comission nationale informatique et libertés) s'opposent à la diffusion sur internet de données concernant des personnes susceptibles d'être encore en vie.

→ Cas des listes nominatives

Conformément aux recommandations de la CNIL concernant la diffusion des données à caractère personnel sur internet, les listes de recensement de population de moins de 100 ans ne peuvent être diffusées en ligne et sont uniquement communicables en salle de lecture des Archives départementales du Tarn.

→ Cas des archives privées

En matière d'archives privées, les conditions de diffusion des documents sont fixées au cas par cas par le donateur ou le déposant des documents, en accord avec les Archives départementales, au moment de l'entrée des documents. Suivant les fonds, ces conditions peuvent donc être très variables et mentionner un refus pour la diffusion sur internet.

En savoir plus sur la communicabilité des documents