L'archivage électronique

Il est nécessaire de distinguer deux formes de données :

• le numérique natif, directement créé, qui comprend les documents bureautiques, le multimédia, les données de l’Internet, le contenu des messageries ou les données contenues dans des applications informatiques, en flux ou non
• le numérique de substitution : il s’agit des fichiers électroniques issus de la numérisation de documents papier, de photographies argentiques ou d’enregistrements sonores ou audiovisuels sur support magnétique ou vinyle. On parle alors de « données numérisées » ou de « fichiers de numérisation »

Le document électronique se caractérise autant par :

• son contenu : ce sont les données
• sa forme : les formats dans lesquels les données peuvent être structurées
• son contexte informationnel et technique : ce qu’on appelle les métadonnées. Les informations indispensables à la compréhension d’un document (légende) ou à la vérification de son authenticité (auteur, date) peuvent ne pas être directement dans le document, mais autour (propriétés du fichier, champs d’une base de données...). Le lien entre document et métadonnées doit toujours être conservé. Données, formats et métadonnées forment le document électro-nique, une simple impression papier ne permet pas de conserver les métadonnées. C’est pourquoi l’archivage doit comprendre ces trois éléments.

Lire le vade-mecum de l’archivage des documents électroniques sous la direction d’Agnès Magnien, directrice des Archives nationales, 2012. Accès ICI

Les archives électroniques sont soumises aux mêmes règles de versement et d'élimination que les archives papier.

Elles doivent donc être classées, triées et versées selon des principes similaires aux dossiers papier mais adaptés à la nature spécifique des documents.

Comment reconnaître le document original ?

• Un document numérisé est une copie, l’original est le document sur support papier
• Le document numérique natif signé électroniquement (comme une facture signée par exemple) est le document original. Il a une valeur probante et ne peut être conservé que sous cette forme-là. La signature électronique ayant une durée limitée, il faut garantir par d’autres moyens l’intégrité et l’authenticité du document sur le long terme

Comment éliminer mes archives électroniques ?

• Éliminer ce type d’archives, c’est s’assurer de la suppression complète et irrémédiable des données. Il ne s’agit pas de supprimer un lien, de changer les droits d’accès, ou encore de conserver un doublon.
• La durée d’utilité administrative est la même que pour les archives papier. Un bordereau d’élimination doit obligatoirement être rédigé et visé avant de procéder à l’élimination des documents. Il doit comporter : l’analyse des données, les dates extrêmes, la volumétrie (en octets), la signature du service versant ou du responsable de la collectivité. L’élimination est soumise au contrôle scientifique et technique de l’État exercé par le directeur des Archives départementales. Un travail en concertation avec la Direction des Systèmes d'Information est nécessaire pour effectuer les opérations sur les serveurs et obtenir un certificat de destruction.
• Il est important de distinguer les documents de travail et les documents validés, susceptibles d'engager juridiquement la collectivité. Les documents de travail (brouillons, documents non validés) peuvent être éliminés dès qu'ils ne sont plus utiles, sans bordereau d'élimination.

La mise en sécurité des documents doit ici s’entendre comme un ensemble d’actions qui permettent de garantir, dans la durée, un ensemble de caractéristiques des documents.

Assurance contre des risques opérationnels : perte de temps à rechercher ou reconstituer l’information mal classée ou perdue, surcoût de stockage

• Ils sont facilement localisables, c’est-à-dire qu’on dispose de suffisamment de métadonnées pour les retrouver
• Ils sont accessibles c’est-à-dire qu’il existe un moyen simple de les consulter une fois qu’ils ont été localisés
• Leur cycle de vie est maitrisé : on les conserve aussi longtemps que nécessaire, mais pas plus

Assurance contre des risque juridiques : identifier les signataires, garantir le lien entre la signature et la décision à laquelle elle s’attache, et assurer l’intégrité de cette preuve

• Il sera possible de garantir qu’ils n’ont pas été modifiés
• Il sera possible d’identifier de manière sûre leur(s) auteur(s)
• Il sera possible de connaître de manière sûre leur date

Assurance contre des risques stratégiques et patrimoniaux : divulgation d’informations à des personnes non autorisées, non-conformité au droit à l’oubli, perte d’informations constituant la mémoire collective

• L’accès à ces documents se fera dans le respect d’habilitations définies par des règles de libre communicabilité des archives d’une part, et de protection des données à caractère personnelle d’autre part
• L’historique des événements affectant les documents sera enregistré et conservé (versement, communications, destruction, opérations de migration)
• Pérennité : Ils sont conservés de façon pérenne, c’est-à-dire qu’il n’y a pas de risque de perte

Il ne faut pas confondre l’archivage électronique avec :

• Une sauvegarde électronique. Cette sauvegarde est une simple copie de sécurité, sa durée de vie est limitée. Le contenu sauvegardé n’est pas considéré comme figé et peut donc être modifié ou remplacé.
• La Gestion électronique de documents (GED) : de l’acquisition au classement en passant par l’indexation, le stockage et l’exploitation de documents la GED facilite la gestion de tous types de documents. Autrement dit, elle ne s'intéresse pas à leur conservation dans le temps.
• Un coffre-fort numérique : qui sécurise les données numériques déposées et garantit leur intégrité, mais ne tient pas compte du cycle de vie des documents ni de de leur classement. Il s’apparente à une sauvegarde en ligne des archives.

Il est très important de considérer l’archivage très en amont, dès le moment de la production du document. Par ailleurs, archiver, c’est être en mesure non seulement de conserver les données, mais aussi de les retrouver et de les communiquer. Voici donc quelques conseils pour bien produire vos archives.

Le nommage des fichiers et leur classement

• Le nommage des fichiers devient un élément clé pour la recherche et pour l’archivage futur.
• Nommer les fichiers dans le respect de règles communes définies en amont est essentiel (sujet, nature, date et version du document). Ces intitulés doivent être compréhensibles par tous et appliqués dès la création du fichier.
• Utiliser un intitulé succinct et précis ne dépassant par 31 caractères comprenant les éléments suivants (types de documents, domaines, objets). Voir la fiche pratique de l'AAF "Nommer les dossiers et fichiers numériques". Accès ICI
• Ces fichiers sont ensuite placés dans une arborescence qui reflète la structure des activités de la collectivité ou du service et sert au classement des documents électroniques. On donne les mêmes noms de répertoires et sous-répertoires que dans la structure du plan de classement des archives papier. Il est conseillé d'avoir 5 niveaux de répertoire maximum, d'utiliser des intitulés intelligibles, d'éviter les dossiers "divers", "à trier" ou nominatifs. Voir la fiche pratique "Créer un plan de classement des dossiers électroniques" de l'AAF. Accès ICI
• Données confidentielles : identifier les données à protéger en priorité et définir les droits d’accès de manière globale au sein de la structure (droits d’accès en lecture et/ou en écriture).

Les formats de conservation

• Les documents peuvent être créés dans différents formats : privilégiez des formats répandus et standardisés.
• Évitez les formats propriétaires (liés à un  éditeur) au profit de formats ouverts : sinon, en cas de changement ou de fin d'exploitation d'un logiciel, vous ne pourrez plus exploiter vos documents.
• Retrouvez ces recommandations dans le référentiel général d'interopérabilité.
• Quelques propositions de formats à privilégier :
  • Documents bureautiques, mails : XML, PDF-A, PDF 1.4
  • Images : JPEG2000, TIFF
  • Sons : MP3, MPEG-2
  • Vidéos : MPEG-4 AVC
  • Bases de données : XML, TXT

Les supports de conservation

• Les supports sur lesquels peuvent être conservées les données numériques n'offrent pas les mêmes garanties : soyez vigilants !
• L'obsolescence rapide des supports numériques est le principal écueil que vous rencontrerez.
• Il existe plusieurs types de supports : mécaniques (disques durs), à base de mémoire Flash (disques SSD, clés USB, cartes SD), magnétiques (disquettes, disques ZIP, bandes magnétiques), optiques numériques (CD, DVD, Blu-Ray). Ces supports ont une durée de vie limitée : entre 5 et 10 ans.
• Il faut donc prévoir des sauvegardes et des migrations régulières des données numériques sur de nouveaux supports.
• Il existe une autre solution de stockage : le cloud (ou nuage), c'est-à-dire le serveur distant. Les services publics peuvent l'utiliser à condition que le cloud soit souverain ; cela signifie que les données doivent être obligatoirement stockées sur le territoire national; Lire la note d'information DGP/SIAF/2016/006 du 5 avril 2016.  

Les applications informatiques

• Lors de l'utilisation d’une application métier, il est important de veiller à ce que l’ensemble des informations – qui permettront dans le futur l’archivage des données – soient présentes :
  • La documentation technique (fichiers de structure, dic-tionnaires de données, dictionnaires de variables) qui permettra son archivage puis son remontage, donc sa communication
  • L’utilisation de formats compatibles avec un archivage pérenne
  • L’existence dès la création d’un protocole d’export, avec la définition du cycle de vie des documents et le rythme de ces exports

La numérisation

• La numérisation simple ne permet pas de s’affranchir de la conservation des originaux papiers : les fichiers obtenus sont considérés comme des copies et n’autorisent en aucun cas la destruction des originaux « papier ». Lors d’un contentieux, le document obtenu par numérisation n’aura pas valeur de preuve s’il n’a pas été numérisé selon les préconisations découlant de la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000. Les fichiers numériques obtenus sont souvent conservés sur le serveur ou dans un outil de GED de la collectivité. Il ne s’agit pas d’un archivage électronique sécurisé. Les fichiers n’ont aucune autre valeur juridique que celle d’une copie ; ils ne pourront pas servir de preuves en cas de contentieux.
• Pour obtenir une autorisation de destruction des originaux papiers après numérisation :
  • La reproduction doit être à l’identique de la forme et du contenu du document (norme NF Z42-026 relative à la définition et aux spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents papier et contrôle de ces prestations). Cela revient à organiser des règles de numérisation, dans lesquelles notamment la sécurité et la traçabilité des opérations sont assurées. Lire le Vade-mecum du Service interministériel des Archives de France de mars 2014.
  • Contacter les Archives départementales, qui étudieront avec vous l’opportunité de votre projet et contrôleront les modalités de mise en œuvre.
  • L’élimination des documents papiers après numérisation doit être demandée aux Archives départementales dans le cadre du contrôle scientifique et technique de l’État exercé sur les archives publiques.

La messagerie électronique

• La messagerie électronique transmet de plus en plus de documents contractuels en interne ou externe mais seuls 20 % des mails ont une réelle valeur.
• La messagerie doit rester un outil de transmission d’information, ce n’est pas un espace de stockage.
• Il convient de définir une politique, par exemple enregistrer les courriels et les pièces jointes les plus importants dans l’arborescence du service ou dans la GED.
• Lire le manuel pratique "La gestion et l’archivage des courriels" sous la direction d’Agnès Magnien, directrice des Archives nationales, 2012. Accès ICI