Conserver vos archives

La collectivité doit conserver les documents nécessaires à l’exercice des compétences qui lui sont attribuées et les documents patrimoniaux indispensables à la connaissance de son histoire.

Les archives doivent obligatoirement être conservées dans une salle réservée à cet usage exclusif et dans un bâtiment appartenant à la collectivité.

Des obligations

L’entretien des archives constitue une dépense obligatoire pour les communes (Code des communes, art. L221- à 9). Il serait opportun d’inscrire chaque année une somme dans le chapitre « entretien des archives ». Par frais d’entretien on entend : le conditionnement (chemises, boîtes, etc.), la reliure, la restauration et éventuellement l’aménagement de locaux adaptés.

La bonne conservation des archives dépend : du respect des normes lors du choix et de l'aménagement du local d'archives, de la méthode de classement, du soin apporté au conditionnement des documents… Prendre conscience des impératifs matériels de la conservation, c'est faire oeuvre de mémoire.

Avoir un local d'archivage

Les archives doivent être conservées dans un bâtiment public. C’est la garantie de leur intégrité et de leur accessibilité pour tous les citoyens.

Règles de base

Quelle que soit la taille de la mairie, il est toujours possible de trouver un endroit pour installer quelques étagères ou une armoire. Il suffit souvent de prendre quelques précautions simples et de bon sens pour assurer intégrité et longévité des archives.

  • Le choix du local : ni humide, ni trop sec, il doit être ventilé avec une température stable. Dans l’idéal, la température doit être de 18° C (+ ou - 2°) et l’humidité relative de 50 % (+ ou – 5 %)
  • Les surfaces vitrées ne doivent en aucun cas dépasser 10 % de la surface des façades
  • La surface maximale des salles doit être de 200 m2
  • La résistance des planchers est de 1 200 kg/m2

Une fois classés, cotés et conditionnés, les documents doivent être rangés sur des rayonnages, ou dans des meubles spéciaux adaptés à leur stockage et à leur manipulation.

  • Les rayonnages doivent être métalliques plutôt qu’en bois afin de préserver les documents en cas de feu et pour éviter l’attaque de nuisibles. Ils doivent être chargés du bas vers le haut, la hauteur des tablettes devra être réglable. Les rayonnages ne doivent pas être placés contre des murs extérieurs (risques de remontées capillaires). A défaut, il convient de laisser une lame d’air d’environ 5 cm entre le mur et les rayonnages. Il convient aussi de laisser 15 cm entre le sol et la 1ère étagère pour préserver les documents en cas d’inondation.
  • Chaque tablette de 1 m doit pouvoir supporter 100 kg de documents (ou 120 kg pour chaque tablette de 1,20 m).
  • La largeur des allées de circulation principale doit mesurer 1 m à 1,20 m
  • La largeur des allées de desserte entre épis : 0,70 à 0,80 m

Conditionner les archives

Le conditionnement des documents, adapté à leur nature et à leur support, est un élément essentiel pour leur conservation. Lire la note d'information DGP/SIAF/2011/022 du 1er décembre 2011 concernant la publication de trois normes sur les conditionnements des cartons d'archives. Accès ICI

Comment procéder ?

Les archives doivent être conservées en dossiers puis regroupées dans des boîtes archives de 8 à 12 cm d’épaisseur, sans trop les tasser. Il est possible de fractionner les gros dossiers en plusieurs boîtes ou de regrouper plusieurs petits dossiers dans une même boîte.

Chaque boîte devra porter la mention de l’objet et les dates extrêmes avec éventuellement la cote.

Relier et restaurer les archives pour sauvegarder le patrimoine écrit

Reliure et restauration ont pour but d’assurer la protection des archives. Elles font appel à des techniques distinctes, adaptées à l’état et à l’ancienneté du document.

Vous pouvez consulter le manuel pour la reliure et la restauration des documents d'archives. Accès ICI, pdf (230ko)

Pour quels documents ? Délibérations, arrêtés, état civil Tout document patrimonial dès que son support est dégradé (registres, plans, parchemins, affiches…)
Quand, à quel rythme ?

En fonction de la population :

► Etat civil : tous les 3, 5 ou 10 ans

► Actes réglementaires : tous les ans ou tous les 5 ans

Dès que des dégradations à la reliure ou aux feuillets sont constatées
Conditions d’un travail de qualité

► Respect du document d’origine

► Maintien d’une page minimale de reliure

► Utilisation de matériaux neutres

► Respect du document d’origine

► Réversibilité : on doit toujours pouvoir revenir à l’état antérieur à l’intervention

► Utilisation de matériaux neutres

Comment procéder ?

  • Consulter les Archives départementales avant tout travaux
  • Faire établir plusieurs devis comparatifs auprès de prestataires, relieurs et ou restaurateurs d'archives spécialisés respectant le cahier des charges des clauses techniques validées par le Service Interministériel des Archives de France.

Bon à savoir

Une subvention auprès du Conseil départemental peut être sollicitée pour certains travaux de restauration d’archives. Dans ce cas, il est nécessaire de :

  • Prendre une délibération municipale pour la prise en charge de cette dépense
  • Adresser le devis retenu et une copie de la délibération au Conseil départemental
  • Un avis technique sera donné par les Archives départementales

Stockage externalisé

Les possibilités d’externalisation des archives publiques sont encadrées par le Code du patrimoine, art. L 212-4 et Code du patrimoine, art. R. 212-19 à 22

Les collectivités locales peuvent confier la garde de leurs archives courantes et intermédiaires à un prestataire privé sous réserve que ce tiers archiveur soit titulaire d’un agrément ministériel en cours de validité.

Dans tous les cas, il est impératif d’en informer préalablement le directeur des Archives départementales qui donnera un avis technique sur le cahier des charges élaboré.