La collectivité doit conserver les documents nécessaires à l’exercice des compétences qui lui sont attribuées et les documents patrimoniaux indispensables à la connaissance de son histoire.
Les archives doivent obligatoirement être conservées dans une salle réservée à cet usage exclusif et dans un bâtiment appartenant à la collectivité.
L’entretien des archives constitue une dépense obligatoire pour les communes (Code des communes, art. L221- à 9). Il serait opportun d’inscrire chaque année une somme dans le chapitre « entretien des archives ». Par frais d’entretien on entend : le conditionnement (chemises, boîtes, etc.), la reliure, la restauration et éventuellement l’aménagement de locaux adaptés.
La bonne conservation des archives dépend : du respect des normes lors du choix et de l'aménagement du local d'archives, de la méthode de classement, du soin apporté au conditionnement des documents… Prendre conscience des impératifs matériels de la conservation, c'est faire oeuvre de mémoire.
Les archives doivent être conservées dans un bâtiment public. C’est la garantie de leur intégrité et de leur accessibilité pour tous les citoyens.
Quelle que soit la taille de la mairie, il est toujours possible de trouver un endroit pour installer quelques étagères ou une armoire. Il suffit souvent de prendre quelques précautions simples et de bon sens pour assurer intégrité et longévité des archives.
Une fois classés, cotés et conditionnés, les documents doivent être rangés sur des rayonnages, ou dans des meubles spéciaux adaptés à leur stockage et à leur manipulation.
Le conditionnement des documents, adapté à leur nature et à leur support, est un élément essentiel pour leur conservation. Lire la note d'information DGP/SIAF/2011/022 du 1er décembre 2011 concernant la publication de trois normes sur les conditionnements des cartons d'archives. Accès ICI
Comment procéder ?
Les archives doivent être conservées en dossiers puis regroupées dans des boîtes archives de 8 à 12 cm d’épaisseur, sans trop les tasser. Il est possible de fractionner les gros dossiers en plusieurs boîtes ou de regrouper plusieurs petits dossiers dans une même boîte.
Chaque boîte devra porter la mention de l’objet et les dates extrêmes avec éventuellement la cote.
Reliure et restauration ont pour but d’assurer la protection des archives. Elles font appel à des techniques distinctes, adaptées à l’état et à l’ancienneté du document.
Vous pouvez consulter le manuel pour la reliure et la restauration des documents d'archives. Accès ICI
| Pour quels documents ? | Délibérations, arrêtés, état civil | Tout document patrimonial dès que son support est dégradé (registres, plans, parchemins, affiches…) |
|---|---|---|
| Quand, à quel rythme ? | En fonction de la population : ► Etat civil : tous les 3, 5 ou 10 ans ► Actes réglementaires : tous les ans ou tous les 5 ans | Dès que des dégradations à la reliure ou aux feuillets sont constatées |
| Conditions d’un travail de qualité | ► Respect du document d’origine ► Maintien d’une page minimale de reliure ► Utilisation de matériaux neutres | ► Respect du document d’origine ► Réversibilité : on doit toujours pouvoir revenir à l’état antérieur à l’intervention ► Utilisation de matériaux neutres |
Comment procéder ?
Bon à savoir
Une subvention auprès du Conseil départemental peut être sollicitée pour certains travaux de restauration d’archives. Dans ce cas, il est nécessaire de :
Les possibilités d’externalisation des archives publiques sont encadrées par le Code du patrimoine, art. L 212-4 et Code du patrimoine, art. R. 212-19 à 22
Les collectivités locales peuvent confier la garde de leurs archives courantes et intermédiaires à un prestataire privé sous réserve que ce tiers archiveur soit titulaire d’un agrément ministériel en cours de validité.
Dans tous les cas, il est impératif d’en informer préalablement le directeur des Archives départementales qui donnera un avis technique sur le cahier des charges élaboré.
Vous pouvez également retrouver l’ensemble des 12 films sur la page dédiée.