Conserver ses archives

L'intérêt de ces archives les rend d'autant plus précieuses qu'elles sont parfois oubliées dans un grenier, une cave, dans des conditions qui n'assurent pas leur bonne conservation.

Les Archives départementales du Tarn peuvent, en cas de besoin, vous conseiller sur la durée de conservation de certains documents, les bonnes pratiques d’archivage et de conservation.

Voici quelques précautions à prendre pour les conserver chez vous de la meilleure façon possible.

La conservation matérielle de vos archives

Pour être préservées, les archives privées doivent bénéficier d’un environnement adapté et sans risques de dégradations.

Elles doivent être protégées des dégradations mécaniques (déchirures causées par les manipulations, attaques de rongeurs et d’insectes) et chimiques (moisissures dues à l’humidité, adhésifs, lumière excessive). Choisissez un lieu de rangement adéquat, ni trop humide (moisissures), ni trop sec (papier et parchemin devenant cassant) : un local sain, sec, ventilé et dépoussiéré pour éviter tous les risques mentionnés.

Elles doivent également bénéficier d’un conditionnement adapté au format : boîtes solides, chemises cartonnées et sous chemises, de ph neutre de préférence. On évitera au maximum les pochettes plastiques traditionnelles. N’utilisez pas de trombones, épingles, scotch ou élastique, qui rouillent ou abiment les documents.

Par ailleurs, évitez d’exposer un document original en permanence à la lumière (jaunissement du papier). De même, limitez les photocopies.

Les supports récents ont une durée de vie de plus en plus limitée (CD-Rom, disque dur externe, cassette audio ou vidéo) : n'oubliez pas d'effectuer des copies régulières.

Vous souhaitez classer vos archives ?

Des archives en désordre sont plus exposées aux destructions. On veillera donc à ce que les archives soient en ordre, condition essentielle de leur accessibilité. Dresser une liste des documents par grandes rubriques constitue la première étape du classement. Pour les chartriers familiaux et pour les archives personnelles, il existe des plans de classement types.

Le choix de conserver ou d’éliminer un document doit être fondé d’une part sur la durée de sa valeur administrative ou juridique, d’autre part sur son intérêt pour l’histoire.

Les Archives départementales peuvent vous apporter un conseil pour l’organisation de vos archives et les choix de conservation à opérer.

Des sites Internet et des publications vous aideront également à y voir plus clair.

  • Particuliers : vous pouvez consulter sur le site www.service-public.fr la liste des papiers administratifs à conserver.
  • Associations : Direction des Archives de France, Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques. Paris, La documentation française, 2001 (épuisé, consultables aux Archives départementales).
  • Entreprises :
    • Direction des Archives de France, Les archives privées : manuel pratique et juridique, Paris, La documentation française, 2008.
    • Les archives dans l’entreprise. Guide des durées de conservation, Paris, Association des archivistes français, 1997 (épuisé, consultables aux Archives départementales).
    • Isabelle Guérin-Brot, Les archives d’entreprises. Conseils pratiques d’organisation, Paris, Archives nationales, 2e ed., 1989.
  • Architectes : Dossier spécial Délais de conservation des archives sur le site Internet de l’ordre des architectes.

Comment conserver ses archives ?

Des archives en désordre sont plus exposées aux destructions. On veillera donc à ce que les archives soient en ordre, condition essentielle de leur accessibilité. Dresser une liste des documents par grandes rubriques constitue la première étape du classement. Pour les chartriers familiaux et pour les archives personnelles, il existe des plans de classement types.

Le choix de conserver ou d’éliminer un document doit être fondé d’une part sur la durée de sa valeur administrative ou juridique, d’autre part sur son intérêt pour l’histoire.

Les Archives départementales peuvent vous apporter un conseil pour l’organisation de vos archives et les choix de conservation à opérer.

Des sites Internet et des publications vous aideront également à y voir plus clair.

Pour vos archives familiales, quelques soient leurs supports (papier, photos, électroniques, etc.), il est important d’identifier le contenu.

D’une façon générale, les documents doivent être, dans la mesure du possible, repérés et identifiés et rangés dans une pièce propre au climat tempéré, ni trop sec, ni trop humide. Les pochettes de rangement sont à privilégier. A défaut d’être en papier neutre, les pochettes en papier blanc, moins acide qu’en couleur, sont recommandées.

Pour les photographies, vous pouvez télécharger la fiche pratique ICI, pdf (440ko).