Faire un don d'archives privées

Le Code du patrimoine donne une très large définition des archives privées : elles regroupent toutes les archives qui ne sont pas considérées comme publiques.

Il en résulte donc une grande variété de détenteurs : particuliers (érudits, chercheurs, personnalités), familles, associations, syndicats et partis politiques, entreprises, etc.

Quel intérêt peuvent revêtir vos archives et pourquoi nous les confier ?

Les archives privées, par leur richesse, sont des sources essentielles pour l'histoire locale comme nationale. Complément indispensable des archives publiques, elles permettent d'en contrebalancer le point de vue administratif par celui des acteurs.

En effet, pas d'histoire sans les témoignages de ceux qui y ont pris part, pas d'histoire économique sans les archives des entreprises, pas d'histoire politique sans celles des militants, des syndicats, des partis…, pas d'histoire culturelle sans les papiers des écrivains ou des architectes, pas d'histoire sociale sans les humbles traces écrites des familles et des individus.

Vos archives seront conservées dans des conditions optimales et inventoriées. Entrer aux Archives départementales est un gage d'avenir pour vos archives : bien conservées, elles sont classées par des archivistes et communiquées au plus grand nombre. Ceci se fait dans le respect de la vie privée et de la propriété intellectuelle, en tenant compte des souhaits du propriétaire. Elles sont valorisées, par exemple lors d'expositions ou dans des publications.

Elles bénéficieront aussi :

  • de locaux dont les conditions de conservation sont optimales
  • du régime de protection légale appliqué au patrimoine public

Comment nous confier vos archives ?

Les services d’archives publics peuvent accueillir des archives privées. C’est une possibilité qui reste à l’appréciation du directeur des Archives départementales, et non une obligation. Ces archives doivent présenter un intérêt au regard de l’histoire départementale, pour compléter les fonds publics.

Cinq possibilités vous sont offertes selon diverses modalités qui se distinguent par le transfert ou non de propriété :

  • le don, le legs, l'achat, la dation voient la propriété des archives passer au Conseil départemental
  • le dépôt, lui, permet au propriétaire de le rester

Quelle que soit la forme retenue, vous avez la possibilité d’en choisir les modalités pratiques de consultation et/ou de reproduction. Vous pouvez choisir entre plusieurs régimes :

  • vous pouvez demander que toute demande de communication ou de reproduction de vos archives soit laissée à votre libre estimation ;
  • vous pouvez opter pour les délais légaux de libre communicabilité appliqués aux Archives publiques qui protégent, par exemple, les documents intéressants la vie privée pendant 50 ans ;
  • vous pouvez aussi choisir un régime de libre communication/reproduction : les usagers des Archives départementales peuvent dans ce cas consulter sans restriction vos documents et demander, le cas échéant, des reproductions.

S'il y a lieu, le propriétaire peut choisir de conserver ou de céder au service d'archives, totalement ou partiellement, les droits de propriété intellectuelle qui peuvent peser sur ses documents (archives de photographe ou d'écrivain par exemple).

Un détenteur d'archives privées peut également confier provisoirement ses documents aux Archives départementales pour numérisation. Le service d'archives conserve alors la copie et non les originaux. Il en assure la conservation et la communication suivant les conditions définies d'un commun accord.

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Communicabilité des archives privées

Les règles de communicabilité sont établies par le donateur et précisées dans le contrat de transfert de propriété.

Toutefois par prudence, et dans le souci du respect de la vie privée des personnes, lorsque le donateur ne donne aucune précision, le service d’archives décide presque systématiquement d’appliquer les mêmes règles de communicabilité pour les archives privées que pour les archives publiques.

Type de protection

Délai de communicabilité

Secret industriel et commercial

25 ans

Statistiques générales

25 ans

Secret de la Défense nationale, intérêts fondamentaux de l'Etat en matière de politique extérieure, sûreté de l'Etat, sécurité publique

50 ans

Vie privée (données à caractère personnel)

50 ans

Documents judiciaires

75 ans ou 25 ans après le décès

Secret médical

120 ans après la naissance ou 25 ans après le décès

Les archives privées aux Archives départementales, c'est quoi ?

Une fois remises aux Archives départementales, les archives privées intègrent les séries et sous-séries du cadre de classement, selon leur nature et leur support :

  • Série J : documents isolés (1 J) ou collections et fonds d'archives privées (à partir de 2 J)
  • Série Fi : fonds et documents isolés iconographiques d'origine privée (cartes et plans, affiches, cartes postales, photographies sur divers supports, dessins, gravures, estampes, lithographie, croquis, etc.) 
  • Série AV : fonds audio-visuels d'origine privée (cassettes audio et vidéo, films, disques) 
  • Série NUM : reproductions sous forme de fichiers numériques

Ces archives sont classées et inventoriées de la même manière que les archives publiques puis elles sont communiquées aux lecteurs et aux chercheurs selon les modalités et conditions qui ont été fixées au moment de leur remise.

Chaque fonds possède donc ses propres règles de consultation, de reproduction et de réutilisation (dont les questions relatives aux droits d'auteur). Ces informations sont reportées dans l'inventaire qui est rédigé lors du classement du fonds, et mis à la disposition des lecteurs en salle de lecture des archives ou sur le site internet. Cet instrument de recherche permet d'effectuer une première étape d'exploration avant de demander à se faire communiquer, un à un en salle de lecture, les dossiers du fonds qui intéressent votre recherche.

Participer à la sauvegarde du patrimoine local

N'hésitez pas à prévenir les Archives départementales du Tarn :

  • Si vous êtes informés d’une vente d’archives par des particuliers, des marchands ou en salle des ventes. Ainsi, les Archives départementales peuvent se porter acquéreur de ces documents ;
  • Si vous avez connaissance d’une menace de destruction de documents (cessation d’activité d’une association, abandon d’un patrimoine familial, etc.).

Et s'il s'agissait d'archives publiques ? Les aléas de la conservation des archives publiques ont pu amener certaines pièces à se trouver aujourd'hui entre des mains privées.

Toutefois, elles sont imprescriptibles et inaliénables. Détenir un registre d'état civil, un registre de notaire… et refuser de le remettre à un service d'archives publiques qui en fait la demande constitue un délit, puni par l'article L214-5 du même code.