Moteur de recherche

Qu’est-ce qu’indexer ?

C’est une opération qui consiste à associer à un contenu décrit dans un inventaire des mots-clés choisis dans le langage naturel ou, de préférence, des termes issus de listes faisant référence. Ces étiquettes peuvent être des noms géographiques, des noms de personnes physiques ou morales, des mots-matière, des types de documents, etc. Elles peuvent être placées au niveau d’un fonds, ou d’un dossier, ou d’un document.

A quoi sert d’indexer ?

Depuis le XIXe siècle, l’établissement d’index fait réglementairement partie des opérations de traitement des archives. L’indexation présente en effet de nombreux avantages : elle aide le lecteur à repérer facilement les documents qui l’intéressent, elle permet de lever l’équivoque dans le cas de termes homonymes, et elle fournit des points d’accès contrôlés, c’est-à-dire dont la forme fait autorité du point de vue national. Dans l’environnement numérique dans lequel se sont insérés les services d’archives avec la mise en ligne massive d’instruments de recherche depuis le début des années 2000, l’indexation offre encore d’autres atouts : elle permet de limiter le bruit d’une recherche plein texte, de fédérer des ressources dispersées entre plusieurs fonds, d’élaborer des corpus, de mettre en place des formulaires ou des filtres permettant d’affiner les recherches (trier par commune, par typologie documentaire, par culte pour les registres paroissiaux…), et de créer des liens entre des données issues de différents domaines. A terme, la préparation d’éléments d’indexation de qualité doit faciliter la transition des données vers le web sémantique.

Ces principes posés, chaque service élabore sa politique d’indexation en tenant compte de l’histoire locale, de l’état d’avancement des classements et des moyens humains et technologiques dont il dispose.

Les Archives départementales ont eu une quadruple ambition :

• Viser la cohérence du système d’indexation malgré la variété des sources conservées et l’hétérogénéité des inventaires
• Mettre en place une indexation qui puisse répondre aux requêtes les plus fréquentes des internautes actuels (importance de la recherche par nom de lieu notamment)
• Utiliser l’indexation pour constituer des corpus à visée scientifique (liste des paroisses d’un diocèse, des producteurs de fonds, des sources sur la Seconde Guerre mondiale…)
• Permettre les recherches transversales entre inventaires d’archives et catalogues de la bibliothèque

Mise en oeuvre

• L’indexation matière, faite au niveau haut pour tous les fonds d’archives et en cours pour les notices de catalogues de la bibliothèque, permet de générer le filtre « Chercher par thème » et de constituer des états des sources par grands domaines d’activité (agriculture, éducation, finances publiques, justice, etc.)
• L’indexation des noms de lieux (communes, paroisses, diocèses, sénéchaussées) fait apparaître l’organisation territoriale du Tarn de l’époque moderne et l’évolution des communes du XIXe siècle à nos jours
• Dans le même esprit, ont été systématiquement indexés les noms des notaires, architectes, photographes et producteurs de fonds. Ainsi se constitue un vaste annuaire des acteurs institutionnels, politiques, économiques, culturels et sociaux, laïcs ou religieux, publics ou privés, qui ont fait l’histoire du Tarn

La mise en ligne régulière de nouveaux instruments de recherche enrichit continuellement ces index, qu’il faut par ailleurs périodiquement relire et corriger. L’indexation est un chantier qui n’est jamais fini, mais pourtant exaltant.

Travail relativement long, ingrat et souvent répétitif, son but est des plus nobles : l’interconnexion des données et le partage des connaissances.