Communiquer vos archives

Les archives des collectivités sont communicables à toute personne qui en fait la demande, sous réserve de délais particuliers encadrés par différents textes réglementaires.

N'hésitez pas à privilégier la consultation de documents en ligne afin de protéger les documents originaux quand c’est possible.

Bon à savoir : quelques collections de documents ont été numérisées et sont consultables sur le site internet des Archives départementales du Tarn.

Modalités de communication au public

Le local

  • La communication doit s’effectuer exclusivement sur place, dans un espace dédié, en-dehors des locaux de conservation et dans un bâtiment public.
  • Sous la surveillance constante d’un agent public afin de limiter le risque de vol ou de dégradation.

→ Bon à savoir

Les archives ne doivent pas être emportées à l’extérieur, même temporairement, par toute personne, quelle que soit sa notoriété ou sa fonction.

Qui peut consulter ?

  • Les agents de la collectivité. Pour la consultation des documents produits par un autre service, l'autorisation de ce dernier est nécessaire.
  • Les élus sont soumis aux règles ordinaires :
    • Les élus pourvus d'une délégation spécifique peuvent consulter sans délais les documents concernant les domaines qui leur sont attribués.
    • Pour les autres, ils doivent obtenir une autorisation du service producteur.
  • Les particuliers : toute personne, quel que soit son lieu de résidence, son âge, sa nationalité, peut obtenir communication des documents dans le respect de la réglementation en vigueur.

Que peut-on communiquer ?

La libre communicabilité immédiate est la règle sous réserve de délais particuliers :

  • La vie privée et les jugements de valeur : délai de 50 ans (ex : dossiers de personnel, dossiers d'aide sociale, etc.) ;
  • Les informations à caractère médical : 120 ans à compter de la date de naissance ou 25 ans si la date de décès de l'intéressé est connue ;
  • Les documents de nature juridictionnelle qui se rapportent à une personne mineure : 100 ans (ex : dans des dossiers d'aide sociale, pièces relatives à des placements d'enfants) ;
  • Les listes nominatives de recensement de population réalisées par l'INSEE sont librement communicables jusqu'en 1975.
  • L’état civil de plus de 75 ans

→ Bon à savoir :

  • Les photocopies de documents reliés sont strictement interdites.
  • Les photographies sans flash sont autorisées.
  • La collectivité peut refuser de communiquer des documents fortement dégradés, dont la manipulation est rendue délicate et préjudiciable. Dans ce cas, il est alors conseillé de prévoir la restauration du document et/ou de le numériser.

Archives numérisées disponibles sur le site des Archives départementales du Tarn

  • Etat civil. Accès ICI
  • Compoix. Accès ICI
  • Listes de recensement de la population. Accès ICI
  • Plan cadastraux. Accès ICI