Les responsabilités des communes et EPCI

Les archives produites ou reçus par les communes et les structures intercommunales sont des archives publiques (art. L. 211-4 du Code du patrimoine) et, à ce titre, elles sont inaliénables et imprescriptibles.

Les communes et les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) sont propriétaires de leurs archives.

Responsabilités et obligations légales du maire ou du président

Responsabilité civile et pénale

  • Le maire/le président de l’EPCI est responsable des archives de sa collectivité, civilement et pénalement. Les archives publiques ne peuvent être détruites sans autorisation préalable des archives départementales. Toute infraction à ces principes et tout détournement d’archives publiques sont passibles d’amendes et de peines d’emprisonnement (Code du patrimoine, art. L 214-1 et L 214-10).

Obligation de conservation et de classement des archives

  • Les communes et les groupements de communes ont la charge de leur conservation et de leur mise en valeur (Code du patrimoine, art. L 212-6 et L 212-6-1).
  • Les archives doivent être conservées dans un bâtiment public. C’est la garantie de leur intégrité et de leur accessibilité pour tous les citoyens.
  • Les frais de conservation sont des dépenses obligatoires qui doivent être inscrites au budget de la collectivité ; ils comprennent l’aménagement de locaux, le classement et la mise en valeur, l’achat de boîtes, la reliure et la restauration.

Obligation de communication des archives

  • La communication des archives s'exerce dans un bâtiment public, en général la mairie, parfois la bibliothèque ou la médiathèque. Cette communication doit respecter par ailleurs les délais de communication légaux : la législation sur la communication des archives a été profondément remaniée par la loi 2008-696 du 15 juillet 2008 codifiée dans le code du patrimoine.

Tenue des registres des délibérations et des arrêtés

Toutes les collectivités territoriales ont obligation de constituer une collection complète des délibérations de l’assemblée et des décisions du responsable de l’exécutif (arrêtés, décisions).

L’importance administrative et patrimoniale de cette collection justifie que sa conservation fasse l’objet d’une attention et un soin particulier. Elle est de ce fait encadrée juridiquement.

Le décret n° 2010 n° 2010-783 du 11 juillet 2010 et la circulaire IOC/B/10/32174C du 14 décembre 2010 précisent le contenu des registres et les modalités de reliure de ces actes.

Bon à savoir

  • Le collage des actes administratifs dans un registre est interdit ; seule la reliure est autorisée. Il est à noter que pour les communes continuant à le pratiquer, la tenue entièrement manuscrite peut être maintenue, à condition que le papier et l'encre soient de type permanent.
  • La présentation des actes évolue (marge, numérotation des feuillets, obligation de certaines mentions,…).
  • Le paraphe de l’autorité territoriale, obligatoire, donne la valeur probante au registre. Il remplace le précédent paraphe de l'autorité préfectorale.
  • Les délibérations et les décisions prises par délégation sont dans un registre unique.
  • Des tables chronologiques et thématiques doivent être élaborées.
  • Les agrafes, le ruban adhésif et les trombones sont interdits.
  • Le registre ne doit pas dépasser 200 feuillets (format A4).
  • La reliure préconisée est une reliure traditionnelle cousue réalisée à partir de matériaux neutres et stables, à l’instar de ce qui se fait pour les registres d’état civil. Les autres procédés ne sont pas autorisés.

Récolement post-électoral

A chaque renouvellement de municipalité, le maire (ou le président de l’E.P.C.I.) entrant, qu’il soit réélu ou non, est tenu de procéder au récolement de l’ensemble des documents confiés à sa responsabilité (arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales, art. 4).

Le récolement est un recensement des archives présentes en mairie (ou dans l’E.P.C.I.). Il se compose de deux documents :

  • le procès-verbal de récolement qui transfère la responsabilité des archives de l’élu sortant à l’élu entrant ;
  • le récolement des archives : état détaillé de l’ensemble des archives conservées dans les bureaux et dans les locaux d’archivage.

Le procès-verbal de récolement et l’état des archives doivent être réalisés en trois exemplaires :

  • un pour le maire (ou président) sortant
  • un pour les archives de la commune
  • un pour les Archives départementales

Ce récolement permet le transfert des archives entre le maire/président sortant et le maire/président élu. Il représente également un outil de valorisation du patrimoine archivistique. Les Archives départementales peuvent vous accompagner pour réaliser ce récolement.

Voir le catalogue qui recense les récolements des archives conservées dans les communes et dans les structures intercommunales, établis lors des visites d'inspections réalisées dans le cadre du contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives.

A savoir - Récolement suite à la prise de fonction de l’archiviste ou au déménagement des archives

Le récolement des archives est également nécessaire suite à la prise de fonction d’un archiviste dans une collectivité territoriale (Code du patrimoine, art. R 212-55) ou à un déménagement des archives. Il doit être réalisé dans l’année qui suit la prise de fonction ou le déménagement.

Le procès-verbal de récolement devra être signé par le maire (ou le président de l’E.PC.I.), un exemplaire sera transmis au directeur des Archives départementales.

Dépôt d'archives et prévention du risque amiante

Afin d’assurer au mieux la préservation des archives communales, le code du patrimoine précise les obligations et modalités de dépôt :  Code du patrimoine, article L212-11 à 14

Avantages du dépôt

Il permet de sauvegarder les archives des petites communes qui ne disposent ni des moyens matériels et financiers ni des capacités humaines pour assurer le classement, la conservation et la communication des documents.

Les fonds d’archives de communes déposés sont classés selon le cadre de classement officiel de 1926, conditionnés et communiqués selon la réglementation en vigueur.

Conséquences du dépôt

La collectivité reste pleinement propriétaire de ses archives tandis que les Archives départementales en assurent la conservation, le classement et la communication au public des documents déposés (art. L212-14 du Code du patrimoine). Elle peut ainsi emprunter les documents déposés pour les besoins du service ou dans le cadre d’une action de valorisation (exposition, publication, etc.).

Dépôt des communes de moins de 2 000 habitants

Actuellement, la majorité des communes a déjà déposé tout ou une partie de leurs archives anciennes et modernes, ce qui représente environ 500 mètres linéaires.

Obligation de dépôt

Le Code du patrimoine (art. L 212-11) prévoit le dépôt obligatoire aux Archives départementales :

  • des registres de l'état civil, à l'expiration d'un délai de cent vingt ans
  • et des autres documents, n'ayant plus d'utilité administrative et destinés à être conservés à titre définitif, à l’issue d’un délai de cinquante ans

Des modalités de dérogation sont possibles : après déclaration auprès du représentant de l'Etat dans le département, la commune peut, alors, conserver elle-même ces documents ou, si elle est membre d'un groupement de collectivités territoriales, les déposer selon les modalités prévues au premier alinéa de l'article L212-12.

Modalités de dépôt

La collectivité peut confer ses archives soit :

  • aux Archives départementales
  • ou au service d’Archives du groupement de communes à fiscalité propre auquel elle appartient (art. L212-12 du Code du patrimoine). Un projet de convention de dépôt est transmis au directeur des Archives départementales pour avis (art. R 212-59 du Code du patrimoine).

Dérogation

Si la commune souhaite conserver ses archives, une possibilité de dérogation à l’obligation de dépôt est cependant prévue : "après déclaration auprès du représentant de l'État dans le département et accord de l'administration des archives, la commune peut conserver elle-même ses archives" (art. L 212.-11 du Code du patrimoine).

La commune  s’engage alors à conserver ses archives anciennes dans de bonnes conditions, à les classer et en garantir l’accès au public en toute sécurité.

Dépôt des communes de plus de 2 000 habitants

Elles peuvent déposer leurs archives après délibération du conseil municipal :

  • au groupement dont elles sont membres
  • aux Archives départementales

ou après convention :

  • au service d’archives de la commune désignée par le groupement dont elles sont membres pour gérer les archives de celui-ci.

Pour les groupements de communes, la collectivité peut déposer ses archives :

  • aux Archives départementales, après délibération du conseil intercommunal 
  • ou après convention, les confier au service d'Archives de l'une des communes membres du groupement

Dépôt d’office

Dans tous les cas, s’il s’avère que les archives définitives sont en péril sur rapport écrit du directeur des Archives départementales, leur dépôt aux Archives départementales peut être prescrit d'office par le préfet, six mois après une mise en demeure restée sans effet (Code du patrimoine, art. R. 212-60 et R. 212-61).

Stockage externalisé

Les collectivités locales peuvent confier la garde de leurs archives intermédiaires à un prestataire privé, sous réserve que ce dernier soit agréé par un décret ministériel (Code du patrimoine, art. L. 212-4 et R. 212-19 à R. 212-22) :

  • obligation d’en informer les Archives départementales
  • avis technique donné sur le cahier des charges élaboré par le prestataire

Prévention du risque amiante

L’amiante est un matériau nocif pour la santé des agents manipulant des archives, si celles-ci s’avèrent imprégnées de poussières amiantées (voir le Code de santé publique, article R1334-29-5).

Le ministère de la Culture (Service interministériel des archives de France) a renforcé au travers d’une circulaire et d’un vademecum (juin 2017), la prise en compte du risque amiante : des précautions d’usage, avant la collecte des archives publiques et le cas échéant, avant toute visite d’expertise dans un local d’archives, sont préconisées.

Tous les dépôts et versements aux Archives départementales doivent faire l’objet d’un contrôle (circulaire 2015-004 du 5 août 2015 du  ministère de la Culture). A cet effet, est délivré le DTA (Diagnostic Technique Amiante) du local ou des locaux de conservation qui renseigne sur la présence ou non d’amiante.

Conseil et accompagnement

Au-delà du contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives, les Archives départementales accompagnent et conseillent les collectivités dans la gestion et la valorisation de leurs archives :

  • Conseils sur le classement, le tri et l’organisation des archives au quotidien…
  • Ressources pour documenter le patrimoine des communes