Lorsque, après versements de documents au service d'archives, les services producteurs ont besoin d'y recourir de nouveau, ils peuvent demander leur communication.
Il s'agit d'une "communication administrative", qui se situe hors du cadre légal des règles de communicabilité.
Le service versant peut demander la communication d'un document en téléphonant ou par courriel, en précisant la cote du document, le numéro du versement, suivi de la lettre W, puis le numéro de l'article (exemple : 1952 W 2).
Plusieurs possibilités sont proposées pour la transmission des documents :
Le service des archives transmet les documents demandés aux services concernés. Le service versant s'engage à renvoyer le document dès la fin de sa consultation aux Archives départementales.
En cas d'urgence un dossier peut être communiqué dans la journée.
Les agents du service demandeur sont tenus de venir les consulter aux Archives départementales où ils seront mis à leur disposition.
Si les documents doivent faire l'objet d'une consultation prolongée, les agents seront autorisés à les emporter dans leur service. Ils les rapporteront à la fin de leur utilisation.