Gérer vos archives

Constitution d’un dossier

Tout document doit trouver sa place dans un dossier qui doit être cohérent, identifiable, avec un ordre interne.

Un dossier est l'ensemble des documents administratifs concernant un sujet, une affaire, rassemblés dans une chemise. Si le dossier comporte un sous-dossier, il sera conservé dans le dossier avec un titre.

• Grouper la pièce principale et celles qui viennent à l'appui
• Agrafer une lettre à sa réponse
• Développer les sigles
• Eviter le ruban adhésif, les trombones, les élastiques.

Le dossier ne doit comprendre que les pièces élaborées ou reçues par le service, à l'exclusion des papiers corbeilles (brouillons, doubles, invitations, prospectus, documents reçus pour information, bordereau d'envoi).

Présentation du dossier

• Insérer les pièces dans des chemises cartonnées
• Inscrire le titre du dossier et l'objet
• Préciser les dates extrêmes
• Séparer les dossiers de conservation définitive ou à long terme de ceux qui sont éliminables à moyen terme (se référer au tableau de gestion).

Les correspondants archives peuvent utiliser deux types de documents pour gérer et trier leurs archives, en séparant les documents éliminables des documents à conserver : les circulaires du service interministériel des Archives de France (SIAF) et les tableaux de gestion.

Les circulaires du SIAF

Le service interministériel des Archives de France publie régulièrement des instructions et des circulaires relatives aux archives publiques. Elles contiennent des directives sur le classement, le sort à réserver aux documents produits par les administrations (tri, conservation ou élimination). Ces circulaires, signées conjointement par le service interministériel des Archives de France et le ministère concerné (équipement, intérieur, justice, affaires sociales) contiennent souvent un tableau de gestion détaillé, dont les instructions doivent être suivies pour gérer au mieux les archives courantes et intermédiaires du service.

Ces circulaires sont rassemblées thématiquement et chronologiquement sur le site Internet des Archives de France.

Il est important de noter que tous les domaines d'activité de l'administration ne sont pas couverts par ces circulaires. Certaines sont très complètes (Justice, SDIS) et peuvent être appliquées telles quelles. D'autres ne couvrent que certaines activités d'une administration (Préfecture : étrangers, titres de circulation, élection) et demandent à être complétées. D'autres enfin, très anciennes ou très complexes, doivent être adaptées aux réalités du service concerné. C'est alors aux Archives départementales qu'incombent l'établissement d'un tableau de gestion pour adapter ces textes ou pour pallier leur absence pure et simple.

Les tableaux de gestion des Archives départementales

Ces documents sont établis en application de l’article L. 212-3 du Code du patrimoine :
« A l'expiration de leur période d'utilisation courante par les services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus, [les archives publiques] font l'objet d'un tri pour séparer les documents à conserver et les documents dépourvus d'intérêt administratif et historique, destinés à l'élimination. La liste des documents destinés à l'élimination ainsi que les conditions de leur élimination sont fixées en accord entre l'autorité qui les a produits ou reçus et l'administration des archives.»

En accord avec le correspondant archives, les Archives départementales peuvent donc fixer un calendrier d'intervention dans le service afin d'organiser le recensement de tous les documents existants dans le service. Ce travail, qui peut s'étaler sur plusieurs années aboutit à  l'établissement du tableau de gestion.

Ce tableau sert de guide pour le tri, le classement, l'élimination et le versement de dossiers. Il est actualisé  régulièrement pour tenir compte des modifications de l'organigramme ou des attributions du service.

Il est constitué de deux parties. La première partie est consacrée à la description des missions du service et des activités qui en découlent. La deuxième partie est le tableau proprement dit.

Il est conjointement signé par le responsable du service et par le Directeur des Archives départementales.

C'est l'opération matérielle et administrative consistant à transférer des documents  d'un service administratif aux Archives départementales.

Les Archives départementales ne peuvent accueillir que des documents dont la conservation est très longue (dossiers de personnel, pièces annexes de l'état civil) ou définitive.

Le bordereau de versement est la pièce justificative du versement et le document de référence à partir duquel un document peut être retrouvé.

La première partie (ou 1^er onglet en version électronique) : page de garde

• les références du service versant ;
• le numéro de versement ;
• le métrage ;
• les dates extrêmes ;
• le sommaire du versement ;
• la signature du chef de service ;
• la signature du directeur des Archives départementales.

La deuxième partie (ou 2^ème onglet) : formulaire amiante

Cette page a été rajoutée à la suite de la publication de la circulaire 2015/004 du 5 août 2015 relative aux préconisations pour la prise en compte du risque d'exposition à l'amiante dans les services d'archives. Ce formulaire doit être rempli par le service producteur d’archives avant tout premier versement aux Archives départementales du Tarn. Il permet de déterminer si les locaux qui ont abrité les archives à verser n’ont pas contenu d’amiante.

La troisième partie (ou 3^ème onglet) : description du versement

• Colonne 1, numéro de l'article : reçoit le numéro d'ordre des articles versés. L'ensemble doit être numéroté individuellement  en continu (1 à n), même s’il y a changement de typologie.
• Colonne 2, description du contenu : c'est la description synthétique de chaque article. Même succincte cette analyse doit permettre de connaître l'objet de l'affaire, l'action qui s'est déroulée et la nature des pièces contenues dans le dossier (plan, comptes rendus, procès-verbaux). A éviter : ne pas employer des descriptions floues telles que affaires diverses, affaires générales qui ne sont pas exploitables.
• Colonne 3, dates extrêmes : dates des documents les plus récents et les plus anciens contenus dans l'article
• Colonne 4, communicabilité : immédiate ou avec des délais
• Colonne 5, sort final : destruction, tri ou conservation

La partie blanche doit être complétée par le service versant, la partie grisée est réservée aux Archives départementales.

Correspondants archives

Un correspondant archives est choisi dans le service pour assurer une coordination entre le service des Archives départementales et le personnel du service concerné. Il sert d'interlocuteur pour planifier le travail, transmettre les informations, veiller au suivi des tâches d'archivage, programmer les versements et les éliminations de façon à améliorer l'environnement de chacun.

Le premier contact est établi soit à la demande du service (urgence, déménagement, demande de renseignements), soit à l'initiative des Archives départementales (pour un service qui n'a jamais versé par exemple).

Les Archives départementales

Les archivistes du Département ont un rôle de conseil. Ils interviennent dans les administrations, les services publics, les juridictions, ou toutes structures assurant des missions de service public, de leur propre initiative ou à la demande des producteurs, pour les former à la bonne gestion de leurs archives. Le directeur des Archives départementales exerce au nom de L'État, un contrôle scientifique et technique sur les archives publiques, il vise notamment les demandes d'éliminations d’archives qu’il accorde ou refuse lorsque les critères de tri ne sont pas respectés et signe également les bordereaux de versement.