Ces documents, qui ont valeur de preuve, sont conservés avec soin par leurs producteurs puis par les Archives départementales, ce qui permet généralement d’assurer la conservation des actes d’une même étude sur plusieurs siècles.
Outils essentiels dans les recherches généalogiques ou concernant les propriétés, ces archives sont également des sources pour l’histoire sociale, économique ou politique du département.
La loi donne aux minutes et répertoires des notaires le statut d’archives publiques (article L 211-4 du code du patrimoine). Ces documents sont donc soumis aux dispositions qui s’appliquent pour les archives publiques, notamment pour ce qui est de leur versement aux Archives départementales ou de leur communicabilité.
C’est la sous-série E notaires, du cadre de classement des archives départementales, qui est destinée à recevoir les versements réguliers. Aux Archives départementales du Tarn, les dépôts antérieurs à 1950 forment la sous-série 6 E, qui est close. Les versements postérieurs à cette date forment la sous-série 3 E encore ouverte aujourd’hui. Au 31/12/2020, la sous-série 3 E s’étend jusqu’à la cote 3 E 120.
Les autres documents des études notariales (dossiers clients, gestion de l’étude…) sont des archives privées.
Chargé du contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives publiques produites dans le département, le service des Archives départementales assure une mission de conseil auprès des notaires du département rassemblés dans 36 études, en répondant à leurs questions, en diffusant circulaires et informations en lien avec la Chambre départementale des notaires, et en visitant sur place les minutiers. Dans chaque étude, les minutes et les répertoires doivent être conservés dans des locaux appropriés, propres, entretenus et ventilés, à l’abri de la lumière directe, des risques d’incendie ou de dégât des eaux. Il est recommandé qu’ils ferment à clé pour éviter les vols et préserver la confidentialité des documents. Le mobilier doit être adapté, si possible en métal,
Réglementairement, les notaires doivent verser leurs minutes notariales aux Archives départementales après un délai de 75 ans.
Une instruction conjointe du 16 décembre 2009, signée par la directrice des Archives de France et par le président du Conseil supérieur du notariat, à destination des notaires et des archivistes précise les règles de versement et le régime de communication des archives notariales en attachant une attention particulière aux documents mettant en cause des mineurs et à la communication par dérogation aux délais légaux des minutes notariales.
Lorsque le délai de 75 ans est échu, il revient à chaque étude de prendre contact avec les Archives départementales du Tarn. Ces dernières feront une visite sur place pour évaluer le métrage à prendre et envisager les modalités du transfert des documents. Sauf cas particulier, ce dernier sera organisé par l’étude notariale. Les documents devront être rangés en ordre, par étude et chronologiquement. Un récapitulatif sommaire du versement devra être rédigé, en précisant si possible la généalogie des études.
Les documents seront réceptionnés par l’équipe des Archives départementales. Ils seront ensuite conditionnés, analysés et cotés. Un bordereau de versement, établi en trois exemplaires, concrétisera le transfert de responsabilité juridique, de l’officier ministériel au directeur des Archives départementales par délégation du président du Conseil départemental.
En conformité avec la circulaire du ministère de la Culture et de la Communication du 5 août 2015 qui définit des préconisations pour la prise en compte du risque d’exposition à l’amiante dans les services d’archives, à l’occasion des opérations de versement, les notaires doivent faire établir un dossier technique amiante (DTA) accompagné d’une fiche récapitulative, obligatoires pour tout bâtiment dont le permis de construire est antérieur au 1er juillet 1997.
Les registres notariaux, archives publiques selon la loi, sont librement communicables après un délai de 75 ans [Code du patrimoine, article L 213-2] quelle que soit la personne qui en fait la demande, qu’ils soient ou non versés aux Archives départementales.
Pour les minutes de moins de 75 ans, les tierces personnes désirant consulter un registre peuvent faire une demande de dérogation auprès du procureur de la République, les personnes signataires de l’acte ayant toujours accès à celui-ci.