Les services du Département déménagent, les Archives départementales accompagnent

TIC TAC, TIC TAC, le compte à rebours démarre, le service Appui au pilotage-Evaluation des politiques publiques et le service Foncier déménagent dans trois mois. Il est temps de vider les placards, mais quel chantier !

TOC TOC TOC ? Quelle aubaine pour les Archives départementales, c’est l’occasion d’accompagner les services dans les opérations de tri et de sélection des documents à conserver ou à détruire.

Afin d’évaluer la production sur une quinzaine d’années, des visites sur place ou des rendez-vous téléphoniques sont programmés régulièrement, ainsi que des vidéoconférences, offre nouvellement proposée afin de respecter les règles sanitaires.

Les Archives départementales accompagnent les services

Sous la direction d’Eric Montat, directeur des Archives départementales, chargé du contrôle scientifique et technique sur les archives publiques, les tableaux de gestion rédigés en amont ont permis aux archivistes de repérer les documents à conserver (pour la justification des droits des personnes physiques ou morales ou pour la documentation historique de la recherche) et ceux pouvant être éliminés. Une méthodologie proposée à distance a ensuite guidé l’organisation du tri, la sélection des documents, la rédaction du bordereau de versement et du visa d’élimination. Enfin, les magasiniers se chargeront d’organiser le transfert physique des documents dans les magasins des Archives départementales.

Douze semaines de collaboration, d’échanges ont permis aux services de concilier activités quotidiennes et préparation du déménagement. Archiver la production administrative du Département, c’est permettre à chacun de comprendre le fonctionnement du service, de découvrir les activités qui en découlent et de suivre l’évolution des pratiques sur une période donnée.

Quinze ans d’administration départementale seront conservés aux Archives départementales. A découvrir dans quelques semaines, dans quelques décennies ou dans quelques siècles.

Comment gérer vos archives ? En savoir plus

Archives départementales du Tarn, mars 2021