Le présent règlement a pour objet de fixer une grille tarifaire des prestations de reproduction et de recherche à distance par les Archives départementales du Tarn. Il a été approuvé par délibération de la Commission permanente du Département du Tarn en date du 17 mai 2024.
Réutilisation : licence ouverte Etalab, visant à la libre réutilisation des données publiques (adoptée par délibération le 15 février 2022)
→Télécharger : la Licence Ouverte Etalab et la grille tarifaire des prestations de reproduction de documents et de recherches à distance
Une demande de reproduction adressée à un service d'archives implique un processus complexe et délicat. Tout d'abord, cela nécessite du temps, de l'expertise et des ressources humaines dédiées.
Les agents des archives doivent sélectionner les documents demandés, les préparer pour la reproduction et les traiter avec soin pour éviter toute détérioration. En effet, la manipulation répétée des documents fragilise leur état et peut compromettre leur préservation à long terme. Ainsi, des modalités spécifiques doivent être mises en place pour encadrer ce processus et garantir la conservation du patrimoine documentaire.
Par ailleurs, il est crucial de considérer les conséquences en matière de développement durable. Dans un souci de respect de l'environnement, les solutions les plus économiques et les moins impactantes écologiquement seront privilégiées.
Une demande de reproduction faite à un service d'archives peut englober diverses méthodes telles que la numérisation, la photocopie ou la prise de photographies numériques. Chacune de ces techniques présente des expertises, contraintes techniques et implications environnementales distinctes.
En intégrant les préoccupations environnementales dans notre processus de reproduction documentaire, nous cherchons à promouvoir des pratiques respectueuses de l'environnement.
Les conditions de reproduction et les frais et tarifs associés qui suivent s’appliquent à tous les documents conservés aux Archives départementales considérés comme librement communicables au sens du Code des relations entre le public et l’administration (CRPA) et du Code du patrimoine.
Ces règles ne s’appliquent pas nécessairement aux documents soumis au droit de la propriété intellectuelle, ni aux archives privées, dont l’entrée aux Archives départementales peut être assortie de conditions particulières en matière d’accès, de reproduction et de réutilisation.
Il existe plusieurs manières d’obtenir la copie d’un document :
En salle de lecture, le lecteur peut réaliser des reproductions avec son matériel et par ses propres moyens, mais sans flash et sans contact direct avec le document.
Les scanners individuels ne sont pas permis dès lors qu’ils sont en contact direct avec les documents.
Il est demandé de manipuler le document avec le plus grand soin.
Les Archives départementales du Tarn n'offrent pas de service de reproduction à la demande, cependant, elles examinent les demandes pour un nombre limité de copies (20 vues par an) sous certaines conditions.
Tout d'abord, la reproduction est soumise aux possibilités techniques des Archives départementales, en termes de formats et de volumes, sans entraver le bon fonctionnement de l'institution. Les demandes dépassant ces limites sont considérées comme abusives.
De plus, les demandes répétitives ou systématiques peuvent ne pas être prises en compte.
La conservation des documents est primordiale, ainsi les reproductions ne seront pas effectuées pour des documents en mauvais état.
Il incombe au demandeur d'identifier précisément le document à reproduire, mais les Archives départementales offrent gratuitement un accompagnement méthodologique pour les recherches, sans toutefois se substituer à l'utilisateur.
Enfin, toute demande doit être formulée par écrit, via un formulaire dédié, en fournissant les coordonnées complètes du demandeur et les références des documents concernés.
Pour les demandes provenant d’administrations, de collectivités, de déposants et de donateurs, d’ayants droit, ainsi que celles provenant d'étudiants et d'universitaires, nous accordons une attention particulière à chaque demande. Nous envisageons d'augmenter les quotas selon les circonstances spécifiques et les besoins de chaque demandeur. De plus, la gratuité sera appliquée pour tous les demandeurs de cette catégorie.
→ Cas particulier des contenus audio et des images animées :
Pour les fonds dont le Département ne détient pas les droits, il appartient au demandeur d’acquérir les droits d’exploitation auprès des auteurs ou des ayants droit, à ses frais et à son initiative, avant toute fourniture de contenus par mes Archives départementales.
Le choix du format se fera en fonction de l’usage envisagé : au format de diffusion pour une reproduction à usage privé et au format de conservation pour une exploitation, sous réserve de droits cédés au Département.
La mise à disposition des fichiers numériques se fera via la plateforme sécurisée de téléchargement du Département. Au-delà de 200 Go, un autre mode de transfert sera envisagé.
Les frais de prise de vue numérique s’appliquent uniquement aux documents n’ayant encore jamais été numérisés par les Archives départementales. Pour tous les documents déjà numérisés, seuls les frais d’impression ou d’envoi postal sont facturés, selon la demande de l’usager. Le seul envoi du fichier électronique par mail ou plateforme d’échange est donc gratuit.
Tous les prix s’entendent en euro et TTC.
Photocopies et tirages | |
Les reproductions seront généralement réalisées en noir et blanc, recto-verso, sauf indication contraire en fonction du type de document ou sur demande spécifique. | |
Format A4 | 0.15 € |
Format A3 | 0.30 € |
Numérisation par scanner | |
Les fichiers seront fournis par défaut au format JPEG en 300 Dpi. En cas de besoin particulier, un autre format et une autre définition peuvent être restitués. | |
Format A4 au A2 | 0.15 € la vue |
Reproduction par appareil photo numérique | |
Format au-delà du A2, plaques de verres, diapositives et négatifs. Pour tout format au-delà du A2 qui nécessite plusieurs prises de vues, le document ne sera pas reconstitué informatiquement. | Sur devis |
Documents audio-visuels (vidéos, enregistrements sonores) | |
Par unité archivistique à numériser (1 témoignage/1 film). Aucune sélection d’extrait ne sera réalisée. | 15 € |
| Mise à disposition des données déjà numérisées | Gratuit |
Frais de dossier et d’envoi | |
Envoi par mail | Gratuit |
Tirage papier (jusqu’au A3) à récupérer dans le service | Voir tarifs des photocopies |
Envoi postal | 5 € |
Tout travail demandé doit être réglé à réception de facture. Une fois le paiement effectué, les travaux seront envoyés. Les différents modes de règlement sont :
Domiciliation – TRESOR PUBLIC |
Code banque 10071 - Code guichet 81000 - Numéro de compte 00002000698 - Clé RIB 55 |
IBAN FR76 1007 1810 0000 0020 0069 855 Code BIC (Bank identification code) TRPUFRP1 |
Le Département du Tarn concède au « Réutilisateur » un droit non exclusif et gratuit de libre « Réutilisation » de l’« Information » objet de la présente licence, à des fins commerciales ou non, dans le monde entier et pour une durée illimitée, dans les conditions exprimées ci-dessous.
Le « Réutilisateur » est libre de réutiliser l‘« Information » :
Sous réserve de :