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Vos archives électroniques

Les collectivités territoriales et les EPCI (Établissements publics de coopération intercommunales) produisent des données immatérielles qui nécessitent un encadrement et une bonne gestion.

L’archivage électronique des communes et des intercommunalités est un axe de travail majeur et structurant, motivé par le contrôle scientifique et technique de l’État exercé au nom du préfet par le directeur.

Un besoin d’accompagnement à la gouvernance de la donnée de toutes les collectivités, quelles que soient leurs tailles s’avère nécessaire. Il convient de définir les procédures et les responsabilités pour assurer la qualité et la sécurité des données au sein de la collectivité et de l'EPCI.

De nombreux enjeux majeurs en découlent pour les collectivités territoriales : financiers, économiques, juridiques, structurels et fonctionnels.

Constitution d'un groupe de travail "Comité d’experts de la donnée du Tarn"

Groupe interdisciplinaire : archivistes, Direction des Systèmes d'Information (DSI), Délégués à la Protection des Données (DPO)

La gouvernance de la donnée, pour laquelle rien n’est encore réellement structuré, appelle un travail pluridisciplinaire autour des compétences de plusieurs métiers. L’engagement des Archives départementales s’est appuyé sur la base du noyau dur constitué par le réseau des archivistes communaux et intercommunaux du Tarn. C’est ainsi qu’est né le comité d’experts de la donnée du Tarn (groupe interdisciplinaire : archiviste, DSI, DPO), qui s’est donné pour mission de réfléchir à la gouvernance de la donnée et de proposer des outils concrets.

Trois objectifs ciblés :

  • acculturer les décideurs et les organisateurs et organisations à la donnée et à sa gouvernance ;
  • travailler à des solutions concrètes et pérennes pour encadrer les données publiques produites par des solutions émanant des territoires ;
  • fédérer les énergies (maires, présidents, Association des maires, centres de gestion de la fonction publique territoriale). 

Fiches pratiques

Ces fiches, conçues par le Comité d'experts de la donnée du Tarn (Groupe de travail interdisciplinaire Archives, DSI, DPO) ont été présentées à la journée d’étude dédiée à la gouvernance de la donnée et la sensibilisation des élus février 2024.

Objectifs

  • Apporter de la méthode ;
  • Procurer conseil et assistance aux communes et aux EPCI (Établissements Publics de Coopération Intercommunale).

Présentation

  • Fiches détaillées avec des références juridiques ;
  • Un référentiel « synthétique » :  fiches ludiques, simples à utiliser.

Une liste de dix thèmes ciblés pour accompagner les collectivités  :

  • Fiche n° 1 : La donnée numérique : normes et enjeux 
  • Fiche n° 2. Les essentiels : vocabulaire ;
  • Fiche n° 3. Gérer et conserver ses fichiers numériques
  • Fiche n° 4. Traiter le vrac bureautique
  • Fiche n° 5. Gérer vos courriers électroniques 
  • Fiche n° 6. La protection des données personnelles
  • Fiche n° 7. Numérisation et dématérialisation
  • Fiche n° 8. Le système d’archivage électronique
  • Fiche n° 9. La cyber sécurité
  • Fiche n° 10. Externalisation de la conservation des données

→ Télécharger les fiches détaillées ICI

→ Télécharger les fiches synthétiques ICI

Construire une arborescence

C’est quoi une arborescence ?

  • Plan de classement des documents bureautiques organisé en dossiers et sous-dossiers, allant du général au particulier ;
  • Une structure de données en arbre située sur le serveur commun de la collectivité et concerne uniquement les documents de service ;
  • Agencement des données de manière hiérarchiques avec des répertoires et sous-répertoires.

Objectif

Permettre de ranger ses dossiers de manière structurée dans un espace commun. Une arborescence bien gérée est primordiale pour une gestion efficace des missions au quotidien et facilite l’archivage des documents électroniques.

Principes et conseils

  • Bien repérer les missions et activités de la collectivité et le rôle des agents ;
  • Élaborer un plan de classement qui part du général pour aller vers le particulier ;
  • Tenir compte des limitations techniques (256 caractères pour une arborescence complète) ;
  • Numéroter les items de chaque niveau ;
  • La question du nommage des fichiers doit être abordée par la collectivité ;
  • Obligation de se conformer au RGPD (Règlement général sur la Protection des données) ;
  • Sécurité juridique et informatique.

Proposition d’une arborescence bureautique

Un des 4 chantiers structurant proposé par le Comité d’experts de la donnée du Tarn est une proposition d’une arborescence bureautique, à destination des communes et des intercommunalités : elle s’appuye sur les tableaux de gestion existants.

→ Télécharger un guide pour la constitution d'une arborescence bureautique  ICI

→ Télécharger une proposition d'arborescence bureautique ICI

Point de vigilance : Les archives électroniques ont la même valeur que les archives papier. De ce fait, les documents natifs électroniques (documents dont la version originale est numérique) et les documents numériques signés électroniquement ne peuvent pas être éliminés sans la rédaction d’un bordereau d’élimination et la validation de ce dernier par le directeur des Archives départementales

Priorisation des données communales et intercommunales

Au regard du volume important des données produites par les communes, il est nécessaire de définir celles qui sont prioritaires à gérer au quotidien et celles à conserver.

Cette priorisation prend en compte la dématérialisation des documents de certains services (les marchés publics et l’urbanisme).

Liste des fonctions assurées par les communes et les intercommunalités :

  • Fonctions supports ;
  • Fonctions spécifiques.

→ Télécharger la liste des fonctions ICI

Le tableau proposé par le Comité d’experts de la donnée du Tarn définit 3 catégories selon les grandes fonctions des communes et la nature des documents :

  • Priorité 1 : concerne les données essentielles pour la prise de décision ;
  • Priorité 2 : documents essentielles à la gestion quotidienne des données ;
  • Priorité 3 : documents annexe qui ont une importance à court terme.

→ Télécharger le tableau de priorisation des données communales et intercommunales ICI

Bon à savoir : une page d’accueil bien construite et structurée permet d’accéder directement et facilement à la thématique recherchée ! Il faut éviter les « clics » inutiles !

Cartographie des données communales et intercommunales

Pour quoi une enquête auprès des communes et des intercommunalités ?

Les Archives départementales du Tarn se sont engagées dans une démarche partenariale volontaire d’accompagnement à la gouvernance de la donnée. Pour mieux accompagner les collectivités locales et les EPCI dans la transition numérique, un questionnaire leur a été envoyé avec les objectifs suivants :

  • Sensibiliser les élus et les secrétaires de mairies à la gestion de l’archivage numérique ;
  • Avoir une connaissance de la situation de la conservation et du traitement de la donnée ;
  • Connaître les usages numériques des collectivités et leurs besoins en formations ;
  • Faire connaître le service des Archives départementales.

Liste des groupes de questions ciblées :

  1. Matériel informatique 
  2. Bureautique
  3. Mails 
  4. Numérisation 
  5. Sécurité et sauvegardes 
  6. Services 
  7. Formation et sensibilisation 
  8. Gestion des données et récolement 
  9. Logiciels 
  10. Usages numériques et contexte règlementaire

→ Cartographie de la donnée dans le Tarn : résultats de l’enquête ICI

L’analyse des réponses a permis d’avoir une représentation de l’état des archives numériques dans les collectivités.